No CRM de vendas PipeRun, assim como é possível exportar dados, você também pode importar dados, utilizando a conversão de dados no formato .csv.
A importação de atividades possibilita cadastrar diversas atividades de uma só vez, economizando tempo e esforço. Além disso, permite atualizar registros já existentes, tornando a gestão dos dados no CRM muito mais ágil e eficiente.
Com o módulo de importação de atividades você poderá:
- Importar dados de qualquer planilha, desde que esteja nos formatos aceitos (.csv, .xlsx e .xls);
- Importar atividades de uma só vez;
- Obter um arquivo contendo um relatório de erros ocorridos, caso ocorram, especificando quais os erros e como solucioná-los;
- Não depender de um modelo específico de planilha, podendo no processo da importação, fazer um "De > Para" indicando quais dados das colunas da sua planilha irão para quais campos nativos e customizados do PipeRun.
A importação de atividades possui três passos, sendo eles: envio de dados via planilha, relacionamento de colunas da planilha e configuração de regras da importação.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor têm acesso ao menu de importações. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
Confira neste artigo como utilizar a importação de atividades.
VÍDEO TUTORIAL
TÓPICOS DO ARTIGO
- Passo 1: como acessar a área de importação e enviar o arquivo
- Passo 2: como relacionar as colunas da planilha de importação
- Passo 3: como configurar as regras da importação
PASSO 1: COMO ACESSAR A ÁREA DE IMPORTAÇÃO E ENVIAR O ARQUIVO
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Importações", na coluna Conta.
3. Localize a importação de atividades e para importar uma planilha existente, clique em "Importar" (1). Será possível enviar qualquer arquivo, desde que esteja nos formatos aceitos (.csv, .xlsx e .xls). Caso queira utilizar uma planilha modelo, clique em "Baixar modelo" (2).
Atenção! Para conferir quais informações podem ser importadas e quais os formatos aceitos, acesse este artigo.
4. Na tela de importação clique na área de transferência para selecionar o arquivo a ser importado ou arraste-o até esta área da tela.
Confira no próximo passo como relacionar as colunas da sua planilha de importação de atividades com os campos nativos e customizados do PipeRun.
PASSO 2: COMO RELACIONAR AS COLUNAS DA PLANILHA DE IMPORTAÇÃO
1. Após enviar o arquivo, será a etapa de relacionamento de colunas. Aqui serão exibidas as colunas da sua planilha (1) e a quais campos do PipeRun o sistema identificou como correspondentes (2).
Dica: a primeira coluna da planilha importada sempre será identificada como o cabeçalho. Caso queira alterar para outra linha, clique ao lado do número da linha e, após, em "Tornar como cabeçalho".
Atenção! O mapeamento automático de colunas é realizado através de uma análise do nome da coluna da planilha e faz a relação com o campo disponível no PipeRun.
2. Caso queira ajustar o mapeamento automático, é possível informar a quais campos nativos os dados das colunas da planilha serão cadastrados no PipeRun.
Para isto, clique no campo logo acima da coluna da sua planilha e selecione para qual campo nativo do PipeRun você deseja enviar os dados.
Neste exemplo, estamos atribuindo ao campo da planilha "Solicitante" ao campo nativo de atividades "E-mail do Solicitante", e ao campo da planilha "responsável" ao campo nativo de atividades "E-mail do responsável".
3. Caso a planilha importada possua erros nos dados informados, eles serão sinalizados nas células. Para identificar o erro, passe o cursor do mouse sobre o ícone de alerta (1) ou clique em "Exibir erros" (2).
O erro sempre será acompanhado de uma instrução de como saná-lo. Por exemplo, no erro solicitante > e-mail do solicitante > usuário não existente na conta. Este erro indica que o e-mail informado na coluna não é um e-mail de usuário cadastrado no PipeRun.
Você poderá editar os dados e realizar os ajustes diretamente nesta tela, não sendo necessário fazer uma nova importação. É possível ajustar os dados de duas formas:
- Editar manualmente: clique no texto da célula e ajuste a informação;
- Realizar ações em massa: após clicar em exibir erros, estará disponível a opção de ações em massa.
Clique no botão de ações em massa para selecionar uma das três opções possíveis:
- Limpar células da coluna com erros;
- Definir valor padrão para células com erros;
- Remover coluna.
No exemplo abaixo, a coluna mapeada como "E-mail do solicitante" incorreta. Como são várias células para ajustar, será realizada uma ação em massa para definir um mesmo valor para todas as células.
4. É possível realizar mais ações de edição da planilha. Ao clicar ao lado do número da linha, é possível:
Adicionar uma nova linha acima;
- Adicionar uma nova linha abaixo;
- Tornar a linha como cabeçalho;
- Excluir linha.
Já ao clicar ao lado do nome da coluna do cabeçalho, será possível:
- Remover coluna;
- Limpar células da coluna que possuam erros;
- Adicionar coluna à direita;
- Adicionar coluna à esquerda;
- Agrupar dados de colunas;
- Definir valor padrão para células com erros;
- Definir valor padrão para células vazias, ou seja, toda célula que estiver vazia nesta coluna será preenchida com os dados que forem informados;
- Definir valor padrão para todas células, ou seja, todas as células desta coluna serão preenchidas com os dados que forem informados.
Dica: para saber mais sobre os formatos de dados aceitos, passe o mouse sobre o botão de informação ao lado da coluna após o mapeamento ter sido realizado.
O agrupador de dados de colunas permite que você agrupe as informações de colunas diferentes em apenas uma. Por exemplo, você pode ter dia, mês e ano em colunas diferentes e deseja que ambos sejam enviados para um mesmo campo do PipeRun.
No exemplo abaixo, as colunas dia mês e ano se tornarão uma mesma coluna, que será mapeada para que seus dados sejam cadastrados em um mesmo campo do PipeRun.
5. Após corrigir os eventuais erros encontrados (ou caso sua planilha não tenha apresentado nenhum) será exibida a informação "dados validados"(1) abaixo da tela. Após, basta clicar em "Avançar"(2) para acessar a última etapa, de configuração das regras da importação.
PASSO 3: COMO CONFIGURAR AS REGRAS DA IMPORTAÇÃO
No último passo, é configurada a forma padrão dos dados a serem importados, definidos os critérios para evitar duplicações e atribuído um nome à importação.
1. Caso opte por fazer a validação dos dados a serem importados, o campo "Título" das atividades será utilizado na validação.
2. Defina a ação a ser tomada caso, durante a importação, sejam identificadas atividades com o mesmo título na planilha de importação.
As opções são:
- Atualizar dados;
- Manter o cadastro e completar com novos dados;
- Descartar os dados novos e manter os existente.
3. Defina um nome para a importação. Automaticamente o sistema irá sugerir um nome como: Importação - Atividades - DD/MM/AAAA HH:MM.
Este nome será exibido no histórico das importações.
4. Para finalizar a importação, clique em "Iniciar importação".
Atenção! Caso a planilha importada contenha o título das oportunidades e existam duas oportunidades com o mesmo título, a atividade será vinculada à oportunidade mais antiga, mesmo que ela esteja na lixeira ou congelada.
Pronto! Sua importação foi iniciada.
Atenção! Caso possua dúvidas durante a importação, acesse nosso artigo de perguntas frequentes sobre a importação.
Dica: você poderá visualizar o andamento da sua importação no histórico de importações. Após ser finalizada, é possível verificar informações como usuário responsável pela importação, data de início e fim da importação, erros ocorridos, e quantos atividades foram criados, atualizadas ou ignoradas.
Caso tenha ocorrido erros na sua importação, você poderá baixar uma planilha com todos os erros identificados.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉