No CRM PipeRun, é possível automatizar tarefas que são executadas automaticamente sempre que um gatilho é acionado, trazendo mais agilidade e reduzindo o tempo gasto com ações manuais na plataforma.
A ação automática “Encerrar atendimento do contato principal” garante que nenhum atendimento permaneça aberto após o término de uma negociação. Quando o status de uma oportunidade é alterado, por exemplo, para Ganha ou Perdida, o sistema identifica se o contato principal possui um atendimento ativo no módulo de atendimento e o encerra automaticamente, mantendo o CRM sempre atualizado e organizado.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor têm acesso ao menu de ações automáticas. ara obter mais informações sobre níveis de acesso, consulte o artigo relacionado.
As ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que esses eventos desencadeiem a execução da ação, é necessário utilizar uma Cadência de Funil em conjunto, que transferirá as oportunidades para a etapa com a ação automática.
Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.
TÓPICOS DO ARTIGO
CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.
3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".
Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.
4. As ações automáticas são configuradas em etapas específicas para cada uma delas:
Etapa 1: Configuração e Gatilho
Nesta etapa, definimos as informações básicas da ação, como:
- Nome da ação
- Local (funil e etapa) onde a ação estará ativa
- O gatilho que ativará a ação
Etapa 2: Filtros
Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.
- Status
- Situação de origem
- Tags
- Segmentos
Etapa 3: Regras de Execução
Nesta etapa, selecionamos o tipo de ação que será executada e as regras para que o disparo ocorra.
Etapa 4: Detalhes da Ação
Com base no tipo de ação selecionada, é necessário configurar detalhes específicos, como:
- Quando a ação será executada
- Outras configurações necessárias.
Acompanhe o passo a passo para configurar cada uma das etapas.
ETAPA 1: CONFIGURAÇÕES E GATILHOS
Esta tela permite definir as configurações iniciais e o evento disparador (gatilho) que executará uma tarefa automatizada dentro do sistema.
Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
Nome da ação automática: forneça um título descritivo que identifique claramente o propósito da automação, como "Envio de e-mail de boas-vindas".
Dica: utilize nomes objetivos para suas ações automáticas. Isso facilita a gestão e a manutenção futura caso você possua diversas regras configuradas no mesmo funil.
Funil de aplicação: selecione o funil de vendas ou processos adequado para a qual a automação deve ser aplicada.
Etapa de execução: especifique a etapa do funil onde a ação será executada.
Qual será o gatilho para executar a ação?: escolha o gatilho específico que desencadeia a automação, como quando um contato entra em uma determinada etapa ou quando uma atividade é finalizada.
Para conhecer todos os possíveis gatilhos acesse este artigo.
Em que período a sua ação automática estará ativa?: defina o intervalo de tempo e os dias da semana em que a automação estará ativa, como durante o horário comercial ou 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Após completar o preenchimento, clique em "Próximo" para iniciar a configuração da segunda etapa.
ETAPA 2 : FILTROS
Esta etapa permite refinar quais oportunidades serão afetados pela automação, definindo critérios específicos para que a ação seja executada apenas quando as condições forem atendidas.
Status e situação das oportunidades: selecione quais condições de fechamento a oportunidade deve possuir (Abertas, Ganhas ou Perdidas) para que a automação seja disparada.
Origem das oportunidades: escolha uma ou mais fontes de entrada dos dados (ex: Site, Chat, Formulário) para filtrar quais oportunidades devem sofrer a ação.
Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione as etiquetas vinculadas a oportunidade. A automação só será executada se o registro contiver todas as tags selecionadas neste campo.
Segmento das empresas: utilize este campo para filtrar a automação com base no setor de atuação ou segmentação cadastrada na empresa vinculada a oportunidade.
Clique em "Próximo" para seguir para etapa seguinte ou em "Voltar" para retornar a etapa anterior.
Importante: os filtros funcionam de forma cumulativa. Se você preencher múltiplos campos, o sistema buscará por oportunidades que atendam a todos os critérios simultaneamente para garantir a precisão da tarefa executada.
ETAPA 3: REGRAS DE EXECUÇÃO
Nesta etapa, você define qual tarefa o sistema deve realizar de fato e estabelece os parâmetros de tempo e prioridade para que ela entre na fila de processamento.
Qual ação será executada?: escolha a opção "Encerrar atendimentos do contato principal da oportunidade"
Em que período a sua ação automática será executada?: escolha quando a ação será executada.
As opções disponíveis são:
Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução?: defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).
Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.
Com qual prioridade a ação será enviada para fila de execução?: defina o nível de urgência da tarefa na fila de processamento do sistema. Ações com prioridade maior são processadas antes das de prioridade baixa.
A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
Clique em "Próximo" para seguir para etapa seguinte ou em "Voltar" para retornar a etapa anterior.
ETAPA 4: DETALHES DA AÇÃO
Na etapa de detalhes, é necessário configurar a forma como a ação será executada e os resultados esperados após o acionamento. Essas configurações variam de acordo com o tipo de ação selecionada na etapa anterior.
Preencha os campos da seguinte forma:
Evento que irá encerrar o atendimento: para que o atendimento seja encerrado é necessário inserir um evento de encerramento. Selecione o evento que deseja utilizar na execução da ação.
Somente eventos que estão disponíveis para todos os funis e que encerram atendimento serão listados.
Para saber como cadastrar eventos de encerramento acesse este artigo.
Quem irá encerrar o atendimento: para que um atendimento seja encerrado é necessário que ele seja atribuído a um atendente. As opções para configuração deste campo são:
Dono da oportunidade;
Usuário logado: usuário que ativou o gatilho que dispara a ação;
Usuário definido: usuário específico que será atribuído a todos os atendimentos encerrados pela ação;
Atendente atribuído: o encerramento ficará registrado para o usuário que está atribuída a conversa relacionada a oportunidade.
Ao ativar a ação automática para encerrar atendimentos, o template de mensagem será enviado em nome do atendente atribuído à conversa. Caso o atendimento não tenha um atendente definido no momento do envio, a mensagem será enviada sem a identificação do nome do atendente.
Após preencher os campos necessários, clique em "Salvar".
Dica: É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Para saber mais, acesse este artigo.
PERGUNTAS FREQUENTES
1. Qual é o pré-requisito de permissão para configurar essa ação automática?
R: Apenas usuários com nível de acesso de gestor têm acesso ao menu de ações automáticas. Usuários com outros níveis de acesso não conseguem criar, editar ou configurar essa funcionalidade. Caso não visualize o menu, verifique o nível de acesso da sua conta com o administrador.
2. A ação automática será disparada se eu importar oportunidades em massa ou movê-las por importação?
R: Não. Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que esses eventos desencadeiem a execução da ação, é necessário utilizar em conjunto uma cadência de funil, que transferirá as oportunidades para a etapa configurada com a ação automática.
3. Quais opções estão disponíveis para definir o usuário responsável pelo encerramento do atendimento?
R: Há quatro opções disponíveis:
Dono da oportunidade: desde que possua perfil de atendente, caso contrário a ação falhará;
Usuário logado: o usuário que ativou o gatilho;
Usuário definido : um usuário específico fixo (apenas usuários habilitados para atendimento aparecem na lista);
Atendente atribuído: o usuário atribuído à conversa no momento do encerramento.
4. O que acontece com atendimentos de contatos secundários da oportunidade quando a ação é executada?
R: A ação encerra somente o atendimento vinculado ao contato principal da oportunidade. Conversas em andamento com contatos secundários não são afetadas e continuarão abertas normalmente.
5. O que pode causar falha na execução da ação e como identificar?
R: As principais causas de falha são: o evento de encerramento configurado ter sido excluído, o dono da oportunidade não possuir perfil de atendente, ou o usuário definido na ação ter sido inativado no sistema. Em todos esses casos, o sistema registra a falha no histórico da oportunidade informando a causa. É possível acompanhar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou com falha diretamente na plataforma.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉