No CRM PipeRun, é possível automatizar tarefas que são executadas automaticamente sempre que um gatilho é acionado, trazendo mais agilidade e reduzindo o tempo gasto com ações manuais na plataforma.

A ação automática “Encerrar atendimento do contato principal” garante que nenhum atendimento permaneça aberto após o término de uma negociação. Quando o status de uma oportunidade é alterado, por exemplo, para Ganha ou Perdida, o sistema identifica se o contato principal possui um atendimento ativo no módulo de atendimento e o encerra automaticamente, mantendo o CRM sempre atualizado e organizado.

Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.

Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor têm acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.

Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiam a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.

Confira o passo a passo para criar uma ação automática para encerrar atendimentos do contato principal.

TÓPICOS DO ARTIGO

  1. Configurando a ação automática
  2. Perguntas frequentes

CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA

1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".

2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.

3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".

Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.

4. Nesta primeira etapa será necessário configurar o gatilho que irá disparar a ação bem como o tipo de ação automática que será executada.

 Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;

1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;

Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.


Caso selecione o gatilho  "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.

1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Encerrar atendimentos do contato principal da oportunidade";

1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;

A prioridade se aplica somente às Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.

1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;

1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para a fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).

Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.


5. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.

2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;

2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;

 2.3. Com este status e situação (obrigatório):  selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;

2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;

2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja  executada;

2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;

2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.

Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das ações automáticas, acesse este artigo.

Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de ações automáticas, acesse este artigo.

Clique em "Próximo".

6. À partir deste ponto, vamos configurar a  terceira parte da Ação Automática. Essa parte da configuração é referente ao encerramento do atendimento.

Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

    1. Defina o evento que irá encerrar o atendimento: para que o atendimento seja encerrado é necessário inserir um evento de encerramento. Selecione o evento que deseja utilizar na execução da ação.

Somente eventos que estão disponíveis para todos os funis e que encerram atendimento serão listados.

Para saber como cadastrar eventos de encerramento acesse este artigo.

       2. Defina o usuário que irá encerrar o atendimento: as opções disponíveis são:

  • Dono da oportunidade;
  • Usuário logado: usuário que ativou o gatilho que dispara a ação;
  • Usuário definido: usuário específico que será atribuído a todos os atendimentos encerrados pela ação;
  • Atendente atribuído: o encerramento ficará registrado para o usuário que está atribuída a conversa relacionada a oportunidade.
Dica: ao ativar a ação automática para encerrar atendimentos, o template de mensagem será enviado em nome do atendente atribuído à conversa. Caso o atendimento não tenha um atendente definido no momento do envio, a mensagem será enviada sem a identificação do nome do atendente.

Após preencher os campos necessários, clique em "Salvar".

Pronto! Após seguir os passos acima a ação automática será realizada assim que o gatilho for acionado, no funil e na etapa de acordo com a configuração que foi feita.

Dica:  É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais.

PERGUNTAS FREQUENTES

1. O que acontece se o evento configurado for excluído?

R: Se o evento vinculado à ação automática for excluído, a execução da ação falhará e o sistema registrará a falha, informando que não há evento configurado. 

2. O que ocorre se o dono da oportunidade não for um atendente?

R: Nesse caso, a ação automática não será executada e o sistema registrará uma falha no histórico da oportunidade, informando que o dono não possui perfil de atendente.

3. O que acontece se o usuário definido na ação for inativado?

R: Se o usuário configurado para executar a ação estiver inativo no sistema, a ação também falhará e será registrada uma falha no histórico da oportunidade, informando a causa do erro.

4. Ao selecionar “Usuário definido”, quem aparece na listagem?

R: Na listagem de seleção serão exibidos apenas usuários habilitados para utilizar o módulo de atendimento. Usuários sem permissão para atendimento não serão exibidos.

5. A ação encerra também o atendimento de contatos secundários da oportunidade?

R: Não. A ação automática encerra apenas o atendimento vinculado ao contato principal da oportunidade. Conversas em andamento com contatos secundários não são afetadas.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉