No CRM de Vendas PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.
A ação automática de duplicar oportunidade pode ser útil, por exemplo, em um processo comercial onde há o momento de passagem de bastão do lead (no caso, de oportunidade) para outro funil. Portanto, a oportunidade será duplicada e a cópia será enviada para um outro funil.
Para saber mais sobre o caso de uso de passagem de bastão entre duas áreas, confira este artigo.
Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.
Confira o passo a passo para criar uma ação automática de duplicar oportunidade.
CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.
3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as Ações Automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova Ação Automática, clique em "+ Adicionar ação".
Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.
4. Nesta primeira parte iremos configurar a ação automática, bem como o gatilho que será responsável por executá-la.
Na primeira etapa, preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;
1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;
Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.
Caso selecione o gatilho "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.
1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Duplicar oportunidade";
1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;
A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;
1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).
Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.
5. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.
2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;
2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;
2.3. Com este status e situação (obrigatório): selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;
2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;
2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja executada;
2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;
2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.
Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das ações automáticas, acesse este artigo.
Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de ações automáticas, acesse este artigo.
A prioridade se aplica somente à ações automáticas configuradas para serem disparadas na mesma etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
Clique em "Próximo".
6. A partir deste ponto, vamos configurar a segunda parte da ação automática. Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
- Dono da nova oportunidade: informe se o antigo dono da oportunidade será mantido ou selecione um novo dono;
- Funil onde será cadastrada a nova oportunidade: selecione o Funil de destino da oportunidade duplicada;
- Etapa do Funil onde será cadastrada a nova oportunidade: selecione a etapa de destino da oportunidade duplicada;
- Marque os itens que serão copiados na oportunidade duplicada:
- Histórico;
- E-mails;
- Chamadas;
- Origem;
- Empresas envolvidas;
- Manter o usuário criador da nota original: se esta opção não for selecionada o novo dono será atribuído como criador das notas;
- Manter o usuário criador da chamada original; se esta opção não for selecionada o novo dono será atribuído como criador das chamadas;
- Manter o usuário criador do arquivo original; se esta opção não for selecionada o novo dono será atribuído como criador dos arquivos;
- Notas;
- Arquivos;
- Proposta;
- Usuários envolvidos;
- Lista de dados;
- Atividades;
- Campos customizados;
- Tags;
- Outros contatos.
- Definir o dono da oportunidade a ser duplicada como envolvido na nova oportunidade: se necessário, informe "Sim" para que o antigo dono da oportunidade seja vinculado como um envolvido na oportunidade duplicada.
Dica: a funcionalidade de envolvidos da oportunidade costuma ser utilizada em usuários que possuem acesso restrito e, portanto, só conseguem visualizar suas próprias oportunidades. Desta forma, o antigo dono conseguirá visualizar a cópia da oportunidade e acompanhar sua negociação. Normalmente é utilizada para usuários que trabalham com comissões.
Após preencher os campos necessários, clique em "Salvar".
Pronto! Sua ação de duplicar oportunidade foi configurada com sucesso.
Atenção! Atente-se para o fato de, ao copiar as Atividades da oportunidade de origem, caso tenha uma atividade em aberto, será gerada uma cópia da atividade em aberto.
Ao selecionar a opção "Copiar atividades" será exibida a opção "Manter o responsável original das atividades" que, caso selecionada, o responsável pelas atividades na oportunidade original será mantido. Caso não marque a opção, o novo dono da oportunidade será atribuído como responsável por todas as atividades que serão copiadas para a oportunidade duplicada.
Ao selecionar a opção "Copiar propostas" será exibida a opção "Manter a sigla sequencial da proposta" que, caso selecionada, permite que as propostas da oportunidade duplicada mantenham a sequência das siglas da oportunidade original. Para saber mais sobre siglas de propostas, acesse este artigo.
Dica: você também pode configurar a alteração de dono da nova oportunidade (oportunidade duplicada) utilizado em conjunto uma ação automática de alterar oportunidade. Assim, consegue distribuir a nova oportunidade (duplicada) para usuários envolvidos em microrregiões, equipes ou grupos de equipe ou lista de distribuição de leads. Clique aqui para saber mais.
Dica: é possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉