Ações automáticas - O que são e quais são os seus tipos?

No CRM de vendas PipeRun você pode automatizar diversos processos, dando agilidade e economizando tempo gasto com a execução manual. Para isto, é necessário utilizar a funcionalidade ações automáticas.

Atenção! Esta funcionalidade está disponível somente para determinados planos comerciais. Para saber mais, contate nosso time de contratos clicando aqui ou pelo e-mail [email protected].

TÓPICOS DO ARTIGO

1. O que são ações automáticas
2. Cadastrando ações automáticas
3. Tipos de ações automáticas

O QUE SÃO AÇÕES AUTOMÁTICAS

Uma ação automática é uma ferramenta disponível na plataforma. Funciona baseada em gatilhos configuráveis que, ao serem acionados, geram ações. Cada tipo de ação automática possui uma configuração específica.

Após o gatilho ser acionado, essas configurações são verificadas, visando garantir a integridade das operações. 

Caso as informações não estejam dentro dos padrões esperados, a execução da ação automática apresentará erro e o responsável pela conta receberá um e-mail informando do ocorrido. Para saber mais sobre os erros mais comuns em ações automáticas e como saná-los, acesse este artigo.

Toda ação automática gera um histórico dentro da oportunidade, com o intuito de manter um registro. Além disso, o registro da falha também será gerado no log da ação automática e pode ser acessado a qualquer momento.

Atenção! Apenas usuário com nível de acesso de Gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.

Ações automáticas não são ativadas por Importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.

CADASTRANDO AÇÕES AUTOMÁTICAS

1. Ao acessar a sua conta do CRM de vendas PipeRun, posicione o mouse sobre o avatar, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".

2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.

3. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".

4. Nesta primeira etapa será necessário configurar o gatilho que irá disparar a ação bem como o tipo de ação automática que será executada.

Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

1.1. Nome da ação automática utilizado para identificação em listagens ou históricos dentro de oportunidade. Dessa forma, você pode facilmente identificar a origem de determinado histórico;

1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?:defina qual a condição para que a ação automática seja realizada. Por exemplo: sempre que uma oportunidade entrar em uma etapa selecionada;

Dica: se forem selecionados os gatilhos "ao preencher o formulário X de uma oportunidade" ou "ao preencher o formulário X quando for público" é possível escolher o formulário que deverá ser preenchido, ou o(s) campo(s) que deve(m) ser alterado(s)/preenchido(s) num formulário para que a ação ocorra.

Caso selecione o gatilho  "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.

Para saber mais sobre outros tipos de gatilhos acesse este artigo.

1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a ação que deseja automatizar. Confira no próximo tópico os tipos de ações disponíveis;

1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;

A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.

1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;

1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).

Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.

2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;

2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;

 2.3. Com este status e situação (obrigatório):  selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;

2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada. É possível selecionar varias origens assim o filtro será aplicada a oportunidades que contenham qualquer um das origens selecionadas;

2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja  executada;

Dica: se for selecionado mais de uma tag como filtro o sistema irá considerar somente oportunidades que tenham todas as tags selecionadas ou seja o operador .

2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada. É possível selecionar vários segmentos para filtrar as oportunidades, assim o filtro será aplicado a oportunidades que contenham qualquer uma dos segmentos selecionados;

2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.

Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de ações automáticas, acesse este artigo.

Por fim, clique em "Próximo" e você será direcionado para a última etapa da configuração da ação.

A próxima tela vai variar de acordo com o tipo de ação automática escolhido na etapa anterior. Confira abaixo a lista com os tipos de ações automáticas existentes no PipeRun.

TIPOS DE AÇÕES AUTOMÁTICAS

A segunda parte do cadastro de uma ação automática consiste na configuração das informações que serão geradas ou modificadas. Cada tipo de ação automática possui uma estrutura diferente, com campos diferentes que serão preenchidos. Confira abaixo os tipos de ações automáticas existentes no CRM de vendas PipeRun.

1. Alterar oportunidade
2. Alterar oportunidade na holding
3. Alterar oportunidade, empresa e pessoa
4. Criar atividade
5. Criar notificação
6. Disparo de pesquisa via CXM de atendimento PipeRun
7. Duplicar oportunidade
8. Duplicar oportunidade na holding
9. Duplicar oportunidade para outra conta
10. Enviar HSM via CXM de atendimento PipeRun
11. Enviar SMS
12. Enviar e-mail
13. Enviar oportunidades para Lahar
14. Enviar Oportunidade para o RD Station
15. Enviar Oportunidade para URL
16. Enviar para Jira
17. Enviar para Movidesk
18. Enviar para Slack
19. Enviar para Superlógica
20. Mudar Lista do MailChimp

ALTERAR OPORTUNIDADE

Você poderá automatizar a alteração de dados de suas oportunidades.

Dados que são possíveis alterar:

• Alteração de dono, com possibilidade de manter o atual dono como envolvido na oportunidade;
• Notificação ao usuário envolvido sobre a alteração da oportunidade.
• Alteração de funil, etapa, status e situação da oportunidade.

Dica: é possível distribuir a oportunidade para usuários envolvidos em equipes e listas de distribuição de leads. Confira nossos artigos de caso de uso: distribuindo oportunidades entre equipes e entre lista de distribuição de leads.

Para saber mais sobre essa a ação automática de alterar oportunidade, acesse este artigo.

ALTERAR OPORTUNIDADE NA HOLDING

Você poderá automatizar o envio de oportunidades da conta principal para a(s) subconta(s), caso utilize contas holding.

Para saber mais sobre o uso de contas holding, acesse este artigo.

Para isto, você deverá informar a subconta destino das oportunidades. A partir disso, é possível alterar:

• Dono da oportunidade;
• Notificação ao novo dono da oportunidade;
• Novo funil, etapa, status e situação da oportunidade.

Dica: é possível distribuir a oportunidade para usuários envolvidos em equipes e listas de distribuição de leads. Confira nossos artigos de caso de uso: distribuindo oportunidades entre equipes e entre lista de distribuição de leads.

Para saber mais sobre a ação automática de alterar oportunidade na holding, acesse este artigo.

ALTERAR OPORTUNIDADE, EMPRESA E PESSOA

Você poderá automatizar a alteração de oportunidade e os cadastros de empresa e pessoa.

Dados que são possíveis alterar:

• Alteração de dono, ou remoção do dono existente;
• Notificar, caso desejar, o novo dono da oportunidade;
• Alterar funil, etapa, status, situação, probabilidade de fechamento e tags da oportunidade;
• Alterar do cadastro da empresa: o CS responsável, vendedor field sales, atualizar dados a partir do CNPJ ou CEP, status, situação, modelo touch, tipo de empresa, definir como cliente e adicionar tags;
• Alterar do cadastro da pessoa: o CS responsável, atualizar endereço a partir do CEP, definir como cliente ou adicionar tags.

Dica: é possível distribuir a oportunidade para usuários envolvidos em equipes e listas de distribuição de leads. Confira nossos artigos de caso de uso: distribuindo oportunidades entre equipes e entre lista de distribuição de leads.

Para saber mais sobre a ação automática de alterar oportunidade, empresa e pessoa, acesse este artigo.

CRIAR ATIVIDADE

A criação de atividades é comum de ser utilizada por clientes que utilizam playbooks, pois é possível automatizar a criação de atividades de todas as etapas dos funis.

Dados requeridos para configurar a ação:

• Tipo, nome e descrição da atividade;
• Responsável pela atividade;
• Prazo para início de atividades (em dias), bem como o horário e a duração da atividade.

Para saber mais sobre a ação automática de criar atividade, acesse este artigo.

CRIAR NOTIFICAÇÃO

As notificações dentro do sistema são úteis para enviar avisos para outros usuários.

Dados requeridos:

• O usuário que será notificado;
• A mensagem que será enviada (é possível utilizar variáveis do sistema).

Para saber mais sobre a ação automática de criar notificação, acesse este artigo.

DISPARO DE PESQUISA VIA CXM DE ATENDIMENTO PIPERUN

Você poderá automatizar o disparo de pesquisas via CXM de atendimento PipeRun.

Nesta ação, é possível definir:

• Para quem a pesquisa será enviada via CXM de atendimento PipeRun;
• Definir qual a fila de atendimento responsável pelo envio da pesquisa e qual a pesquisa a ser enviada.

Para saber mais sobre a ação automática de disparo de pesquisa via CXM de atendimento PipeRun, acesse este artigo.

DUPLICAR OPORTUNIDADE

Esta é uma ação muito utilizada por empresas que possuem times trabalhando em conjunto nas mesmas oportunidades, como um time de pré-vendas qualificando e repassando oportunidades qualificadas para a equipe de vendas.

Nesta ação, é possível definir:

• O novo dono da nova oportunidade (oportunidade duplicada);
• Funil e etapa onde será cadastrada a oportunidade duplicada;
• Também é possível duplicar as informações pertinentes da oportunidade “original”. Ou seja, é possível copiar históricos, notas, atividades, e-mails, arquivos, dados em campos customizados, chamadas, propostas, tags, origem, usuários envolvidos, outros contatos, empresas envolvidas e manter o usuário criador da nota original, além de definir o dono da oportunidade “original” como envolvido na nova oportunidade.

Para saber mais sobre a ação automática de duplicar oportunidade, acesse este artigo.

DUPLICAR OPORTUNIDADE NA HOLDING

Você poderá automatizar o envio de oportunidades duplicadas da conta principal para a(s) subconta(s), caso utilize contas holding.

Para saber mais sobre o uso de contas holding, acesse este artigo.

Nesta ação, é possível definir:

• Para qual subconta da holding a nova oportunidade (oportunidade duplicada) será cadastrada;
• O novo dono da oportunidade duplicada;
• Funil e etapa onde será cadastrada a oportunidade duplicada;
• Também é possível duplicar as informações pertinentes da oportunidade “original”. Ou seja, é possível copiar históricos, notas, atividades, e-mails, arquivos, dados em campos customizados, tags, origem, usuários envolvidos e empresas envolvidas.

Dica: é possível distribuir a oportunidade para usuários envolvidos em equipes e listas de distribuição de leads. Confira nossos artigos de caso de uso: distribuindo oportunidades entre equipes e entre lista de distribuição de leads.

Para saber mais sobre a ação automática de duplicar oportunidade na holding, acesse este artigo.

DUPLICAR OPORTUNIDADE PARA OUTRA CONTA

Você poderá automatizar o envio de oportunidades duplicadas para qualquer outra conta do PipeRun, bastando possuir o token do usuário da conta de destino.

Nesta ação, é possível definir:

• O novo dono da nova oportunidade (oportunidade duplicada);
• Funil e etapa onde será cadastrada a oportunidade duplicada;
• Também é possível duplicar as informações pertinentes da oportunidade “original”. Ou seja, é possível copiar históricos, notas, e-mails, arquivos, campos customizados, tags, origem, status/situação, manter propostas como PDFs, manter assinaturas como PDFs, usuários envolvidos, outros contatos e empresas envolvidas;
• Se existir empresa vinculada na oportunidade, é possível manter notas, e-mails, arquivos, campos customizados e tags;
• Se existir pessoa vinculada na oportunidade, é possível manter notas, e-mails, arquivos, campos customizados e tags.

Dica: é possível distribuir a oportunidade para usuários envolvidos em equipes e listas de distribuição de leads. Confira nossos artigos de caso de uso: distribuindo oportunidades entre equipes e entre lista de distribuição de leads.

Para saber mais sobre a ação automática de duplicar oportunidade na holding, acesse este artigo.

ENVIAR HSM VIA CXM DE ATENDIMENTO PIPERUN

Você poderá automatizar o envio de mensagens padrões de WhatsApp HSM via CXM de atendimento PipeRun.

Nesta ação, é possível definir:

• Para quem o HSM será enviado via CXM de atendimento PipeRun;
• Se o retorno será enviado ao dono da oportunidade;
• Definir qual a fila de atendimento responsável pelo envio do HSM e qual a mensagem padrão a ser enviada.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar HSM via CXM de atendimento PipeRun, acesse este artigo.

ENVIAR SMS

Esta ação automática realiza o disparo de mensagens SMS.

Nessa ação, será necessário informar:

• Um parceiro de telefonia para o disparo SMS (disponível atualmente os parceiros Zenvia/TotalVoice (API v1), Zenvia (API v2) e MSVOX);
• Dados de autenticaç`ão da conta do parceiro de telefonia (login e senha ou token da conta, a variar conforme o parceiro);
• A mensagem que será enviada por SMS, que poderá ter no máximo 160 caracteres e poderá fazer uso de variáveis relacionadas à oportunidade.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar SMS, acesse este artigo.

ENVIAR E-MAIL

Com a ação automática de enviar e-mail, você pode, por exemplo:

• Configurar envios de e-mails para clientes que confirmaram uma compra, desejando boas-vindas, ou então oferecendo incentivos para retornar, caso a compra tenha sido cancelada;
• Configurar um envio para colaboradores da Empresa, informando de que uma venda foi realizada.

Nessa ação, será necessário informar:

• Um template de e-mail. O template vai moldar o assunto, corpo e anexo da mensagem;
• Quem será o remetente do e-mail, bem como quem será o destinatário;
• Quem receberá o email em cópia (CC) e cópia oculta (CCO).

Para saber mais sobre a ação automática de envio de e-mail, acesse este artigo.

ENVIAR OPORTUNIDADES PARA LAHAR

A automação com o Lahar é utilizada com o objetivo de enviar dados para que seja feito o tratamento de marketing digital, como a atração e nutrição de leads, inbound marketing dentre outras funções. Nesta ação, é possível selecionar quais são os valores que serão enviados automaticamente.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar oportunidades para Lahar, acesse este artigo.

ENVIAR OPORTUNIDADE PARA RD STATION

Muitas empresas utilizam a ferramenta RD Station como automação para o funil de marketing. Os leads processados por essa ferramenta podem ser enviados para o PipeRun, através de uma integração.

Durante o trabalho com os leads, muitos perdem o interesse na compra e dessa forma eles precisam retornar ao funil de marketing para que possam continuar sendo nutridos. É quando esta ação automática se faz necessária.

Também é possível trocar os leads de fluxo, utilizando tags no envio/devolução do lead ao RD Station. Desta maneira, você evita erros como o envio do temido e-mail automático de uma estratégia de marketing para um lead que está em fase de contratação. Mais do que isso, você pode fazer algo mais interessante, como colocar esse lead em um novo fluxo, específico para novos clientes.

Para realizar essas e mais algumas ações, você precisará realizar a integração com o RD Station, diretamente na página da ação automática.

Nessa ação, será necessário:

• Definir se o campo “identificador da conversão” será enviado ou não (trata-se de uma label que o RD utiliza para identificar a origem das conversões);
• Também é possível alterar o estágio do lead no funil de marketing do RD Station, podendo defini-lo como lead, lead qualificado, ou cliente;
• Ainda, é possível marcar o lead como uma oportunidade no RD e também enviar os valores da oportunidade como produtos/serviços, ajudando no cálculo de ROI dentro do RD Station;
• Por último, é possível enviar o usuário do PipeRun como dono do lead no RD Station. Para isso, basta criar os usuários respectivos dentro do RD Station, utilizando o mesmo e-mail utilizado no PipeRun.

As tags dentro do RD Station são utilizadas para segmentação. Não é possível enviar as tags cadastradas para oportunidade, empresa e pessoa. Para isso, você deve informar novas tags no PipeRun.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar oportunidades para o RD Station, acesse este artigo.

ENVIAR OPORTUNIDADE PARA URL

Esse tipo de ação automática é bastante útil no momento de fechamento de negócio, onde os dados da oportunidade podem ser enviadas para uma ferramenta externa, como um ERP, para realizar o faturamento, por exemplo.

Atenção! Esta ação automática exige conhecimentos técnicos em programação.

Informe:

• Header (cabeçalho da requisição);
• Valor (os atributos que serão enviados);
• URL de endereço;
• Caso deseje, é possível customizar a formatação do JSON de saída dos dados enviados via ação automática.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar oportunidade para URL, acesse este artigo.

ENVIAR PARA JIRA

Essa integração é útil para empresas que vendem projetos e utilizam Jira para controlar o workflow da entrega. Ao fechar um negócio dentro do PipeRun, é possível criar uma issue no Jira e dar start em uma entrega.

Para esta ação, será necessário informar:

• A URL de base de sua conta Jira;
• E-mail de acesso, token, chave do projeto (Project Key) e tipo da issue (Issue Type);
• Você pode especificar os dados do cliente que irão no corpo da issue, bem como o título e a descrição (com possibilidade de usar variáveis);
• E-mail padrão para o envio de notificação caso haja erro ao executar a Ação Automática.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar para Jira, acesse este artigo.

ENVIAR PARA MOVIDESK

Essa integração é útil para clientes que utilizam o serviço de desk-service da Movidesk. À partir desta integração, é possível enviar para a área de atendimento os dados dos novos clientes fechados, via PipeRun.

Dados necessários:

• Token de acesso e tipo de contato.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar para Movidesk, acesse este artigo.

ENVIAR PARA SLACK

Envie dados para canais no Slack. Para isso, informe a URL do webhook + canal e a mensagem (pode ser feito o uso de variáveis do sistema).

Para enviar para mais de um canal, basta separar as URLs por vírgulas, no mesmo campo da configuração.

Para saber mais sobre a ação automática de enviar para Slack, acesse este artigo.

ENVIAR PARA SUPERLÓGICA

Exporte produtos, planos e serviços para a sua conta do Superlógica.

Dados requeridos:

• Token e token do app no Superlógica;
• Dia de vencimento;
• Quem será cadastrado no Superlógica;
• Tipos de dados que você deseja enviar;
• Marque se vai notificar ou não os clientes sobre a contratação;
• Marque se vai notificar por e-mail em caso de erro;
• Descrição da assinatura ou compra;
• Meio de pagamento padrão;
• Configurações de envio de Recorrência (MRR).

Para saber mais sobre a ação automática de enviar para Superlógica, acesse este artigo.

MUDAR LISTA DO MAILCHIMP

A integração com MailChimp é utilizada juntamente às ações automáticas, podendo mudar o lead ou cliente de lista de e-mails, alterando assim a forma de comunicação de acordo com o estágio do funil. É muito utilizada por clientes que possuem fluxos de e-mails definidos dentro do MailChimp, alternando de lead para cliente, por exemplo.

Dados necessários:

• selecionar o hook cadastrado na integração.

Para saber mais sobre a ação automática de mudar lista do MailChimp, acesse este artigo.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉