No CRM PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.
Com a ação automática de criar notificação, é possível configurar para que seja exibida em tela uma notificação ao(s) usuário(s) sempre que um evento importante ocorrer. Esta notificação exige uma confirmação de leitura do usuário, e pode ser acionada conforme o gatilho configurado para o disparo da ação automática.
Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.
Confira o passo a passo para gerar uma ação automática para criar uma notificação.
TÓPICOS DO ARTIGO
CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.
3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".
Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.
4. Nesta primeira parte iremos configurar a ação automática, bem como o gatilho que será responsável por executá-la.
Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;
1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;
Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.
Caso selecione o gatilho "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.
1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Criar notificação";
1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;
A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;
1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).
Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.
5. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.
2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;
2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;
2.3. Com este status e situação (obrigatório): selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;
2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;
2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja executada;
2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;
2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.
Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das ações automáticas, acesse este artigo.
Clique em "Próximo".
6. A partir deste ponto, vamos configurar a segunda parte da ação automática. Essa parte da configuração é referente a quem será notificado e qual mensagem será exibida na notificação, após o gatilho ser acionado.
Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
- Quem será notificado: aqui você define o(s) usuário(s) que receberá a notificação. Você poderá notificar todos os usuários envolvidos na oportunidade, usuários membros de equipes e usuários vinculados a microrregiões, bem como todos os gestores ou consultores. Poderão ser selecionados mais de um tipo de usuário, por exemplo, dono da oportunidade e todos os gestores da conta.
- Mensagem: defina a mensagem da notificação. Você poderá utilizar variáveis relacionadas a oportunidade que irá disparar a ação automática.
Após preencher os campos, clique em "Salvar".
Pronto! Após seguir os passos acima, sua ação de criar notificação está configurada. A ação automática será realizada assim que o gatilho for acionado, no funil e na etapa de acordo com a configuração que foi feita.
A notificação será exibida em tela assim que o usuário acessar o Pipeline, conforme exemplo abaixo:
Atenção! Conforme imagem acima, ao exibir a notificação em tela, o usuário somente poderá utilizar normalmente o PipeRun se confirmar a leitura da mesma.
CONFIRMANDO A LEITURA DAS NOTIFICAÇÕES
Atenção! A visualização do menu "Mensagens" só está disponível para usuários com nível de acesso de gestor.
1. Caso o usuário deseje confirmar se a leitura da notificação foi feita, é possível acessar o histórico das notificações recebidas na opção "Mensagens", na sua área do usuário.
2. Na sessão de "Mensagens", é possível identificar quando o usuário realizou a confirmação de leitura da notificação, ao passar o cursor do mouse acima do nome do usuário que recebeu a notificação.
Dica: É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉