Na configuração de ações automáticas, é necessário definir os gatilhos responsáveis por acionar cada ação. O gatilho é quem dispara a execução automática: sempre que ele ocorrer, a ação correspondente será executada.

Para saber mais sobre como configurar as ações automáticas acesse este artigo.

Para obter mais informações sobre as opções existentes de ações automáticas, acesse este artigo.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor têm acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.

TÓPICOS DO ARTIGO

  1. Configurando uma ação automática
  2. Gatilhos para execução de ações automáticas

CONFIGURANDO UMA AÇÃO AUTOMÁTICA


1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".


2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.


3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".

Para saber sobre como realizar as configurações de uma ação automática acesse este artigo.

GATILHOS PARA EXECUÇÃO DAS AÇÕES AUTOMÁTICAS

Na primeira etapa das configurações das ações automáticas será necessário configurar o gatilho das ações.

O gatilho é responsável pelo acionamento da ação automática, ou seja, sempre que o gatilho ocorrer, a ação será executada. Por exemplo, ao possuir um gatilho como "Uma oportunidade entrar na etapa selecionada", sempre que uma oportunidade entrar na etapa configurada no campo anterior, a ação automática será acionada.

As opções de gatilhos disponíveis são:

UMA OPORTUNIDADE ENTRAR NA ETAPA SELECIONADA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade entra na etapa selecionada executa automaticamente as ações definidas assim que a negociação atinge uma fase específica do funil. Dessa forma, é possível enviar notificações para a equipe, criar tarefas de acompanhamento, disparar e-mails para o cliente ou realizar outras ações relevantes para esse momento da venda. Isso torna o processo mais ágil e organizado, permitindo que as automações ocorram exatamente quando a oportunidade avança para a etapa desejada.

Na segunda parte das configurações da ação automática, nos campos 2.1 e 2.2, informe o funil e a etapa em que ação deverá ocorrer.

UMA OPORTUNIDADE SAIR DA ETAPA SELECIONADA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade sai de uma etapa do funil e serve para executar automaticamente uma ação sempre que uma oportunidade for removida ou avançar daquela etapa específica, permitindo, por exemplo, enviar notificações, atualizar dados ou iniciar outras tarefas importantes no fluxo de vendas.

UMA OPORTUNIDADE FICAR X TEMPO NA ETAPA SELECIONADA

O gatilho que é acionado quando a oportunidade permanece X tempo em uma etapa serve para executar automaticamente uma ação assim que a oportunidade exceder o período definido naquela etapa. Dessa forma, é possível configurar alertas, notificações ou outras tarefas para evitar que a oportunidade fique “parada” por muito tempo, além de permitir agendar a execução dessas ações em um momento específico.

Ao selecionar este gatilho é necessário definir o tempo que a oportunidade deve estar na etapa para disparar a ação automática e também agendar a execução da ação.

UMA OPORTUNIDADE FOR GANHA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade for ganha serve para executar automaticamente uma ação sempre que uma negociação for concluída com sucesso. Isso permite automatizar processos importantes, como enviar e-mails de confirmação para o cliente ou para a equipe, atualizar relatórios de vendas, criar tarefas de pós-venda e muito mais. Assim, garante-se mais agilidade e organização no fluxo de trabalho, aproveitando ao máximo o momento em que a venda é concretizada.

UMA OPORTUNIDADE FOR PERDIDA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade é perdida serve para executar automaticamente uma ação sempre que um negócio não for fechado com sucesso. Dessa forma, é possível agilizar tarefas como o registro do motivo de perda, o envio de e-mails de encerramento ou pesquisas de satisfação, além de notificar equipes responsáveis sobre o término da negociação. Isso ajuda a manter um histórico mais completo das vendas e a identificar oportunidades de melhoria em todo o processo comercial.

Ao selecionar este gatilho é possível definir um ou mais motivos de perda para que a ação seja disparada. A automação será executada se qualquer um dos motivos selecionados for utilizado no momento em que a oportunidade for perdida.

Dica: se nenhum motivo for selecionado, todos os motivos cadastrados irão disparar a ação.

UMA OPORTUNIDADE FOR CONGELADA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade é congelada permite executar ações automáticas assim que ela recebe o status de “congelada”. Isso é útil para gerenciar negociações nas quais o cliente ou lead não demonstra interesse no momento, mas pode ser contatado novamente no futuro. Ao configurar esse gatilho, é possível definir tarefas como o envio de um e-mail de acompanhamento, a criação de lembretes ou qualquer outra ação necessária para garantir que essas oportunidades “em espera” não sejam esquecidas, sendo retomadas em um momento mais oportuno.

UMA OPORTUNIDADE FOR DESCONGELADA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade é descongelada executa automaticamente as ações definidas assim que um lead ou cliente volta a negociar com a empresa após estar “congelado”. Dessa forma, é possível retomar o contato de maneira estruturada, reenviar propostas, criar atividades de follow-up, notificar a equipe comercial ou realizar qualquer outra tarefa necessária para aproveitar a nova chance de negócio.

UMA OPORTUNIDADE FOR REABERTA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade é reaberta executa automaticamente as ações definidas assim que a negociação volta a ficar ativa no funil . Isso vale para oportunidades que estavam ganhas, perdidas, congeladas ou até mesmo na lixeira e foram reabertas para retomar o processo de negociação. Assim, é possível notificar a equipe, criar tarefas de acompanhamento ou enviar comunicações específicas, garantindo que cada oportunidade seja devidamente revisitada e acompanhada.

UMA PROPOSTA FOR APROVADA

O gatilho que é acionado quando uma proposta é aprovada executa automaticamente as ações definidas assim que o cliente aceita a negociação. Isso permite avançar a oportunidade para as próximas etapas de forma ágil, enviar notificações para a equipe comercial, criar tarefas de acompanhamento ou mesmo disparar e-mails de confirmação. Dessa maneira, você garante que o processo de vendas se mantenha organizado e dinâmico, aproveitando ao máximo o momento em que a proposta é validada pelo cliente.

UMA PROPOSTA FOR DECLINADA

O gatilho que é acionado quando uma proposta é declinada executa automaticamente as ações definidas assim que o cliente não aceita a proposta enviada. Isso permite notificar a equipe responsável, criar atividades de acompanhamento, registrar o motivo de recusa ou até mesmo revisar e reenviar uma contraproposta. Com isso, o processo de vendas se mantém organizado, possibilitando uma análise precisa do feedback do cliente e a busca de estratégias para seguir com a negociação.

UMA PROPOSTA FOR VISUALIZADA POR UM CONVIDADO

O gatilho que é acionado quando uma proposta é visualizada por um convidado executa automaticamente as ações definidas toda vez que alguém acessa o link da proposta. Assim, é possível, por exemplo, notificar a equipe comercial de que o cliente ou lead está analisando o documento, criar atividades de acompanhamento ou acionar outras tarefas importantes para dar suporte à negociação. Dessa forma, você mantém um controle mais preciso sobre o momento em que o lead interage com a proposta, otimizando o processo.

Dica: convidados, são todos os e-mails externos (não logados no PipeRun) que forem adicionados para enviar a proposta. Cada e-mail, recebe um link único para aquela proposta. Então, quando aberto, ele aciona o gatilho.

A ASSINATURA ELETRÔNICA DE UM DOCUMENTO FOR REALIZADA

O gatilho que é acionado quando a assinatura eletrônica de um documento é realizada executa automaticamente as ações definidas assim que o cliente ou lead finaliza a assinatura. Dessa forma, é possível notificar a equipe de vendas, atualizar o status da oportunidade, enviar confirmações por e-mail ou até mesmo avançar para as próximas etapas do funil. Isso garante mais agilidade e controle no processo, pois todos os envolvidos podem ser imediatamente informados sobre a conclusão de uma etapa tão importante na negociação.

Dica! este gatilho só e acionado quando o signatário assina o documento, as assinaturas das testemunhas não acionam o gatilho.

A ASSINATURA ELETRÔNICA DE UM DOCUMENTO FOR CONCLUÍDA

O gatilho que é acionado quando a assinatura eletrônica de um documento é concluída executa automaticamente as ações definidas assim que todos os envolvidos (signatário e testemunhas) finalizam o processo de assinatura. Dessa forma, você pode notificar a equipe comercial ou jurídica, atualizar o status da oportunidade, enviar e-mails de confirmação ou até mesmo avançar para a próxima etapa do funil de vendas. Tudo acontece de forma automatizada, garantindo mais agilidade e transparência no fluxo de trabalho.

UMA ATIVIDADE FOR CRIADA

O gatilho que é acionado quando uma atividade é criada executa automaticamente as ações definidas assim que um novo registro de atividade é adicionado ao CRM. É possível escolher quais tipos de atividades (como reuniões, envios de e-mail, ligações, lembretes, atividades internas ou contatos via WhatsApp) devem disparar esse gatilho, ou optar por acioná-lo em qualquer tipo de atividade. Dessa forma, você garante mais agilidade e organização no processo, pois o sistema pode enviar notificações, criar tarefas de acompanhamento ou realizar outras ações sempre que uma nova atividade é cadastrada.

Dica: ao selecionar este tipo de gatilho é possível definir o tipo da atividade que deve disparar a ação automática.

UMA ATIVIDADE FOR CONCLUÍDA

O gatilho que é acionado quando uma atividade é concluída executa automaticamente as ações definidas assim que uma atividade registrada no CRM for finalizada. É possível escolher quais tipos de atividades (como reuniões, envios de e-mail, ligações, lembretes, atividades internas ou contatos via WhatsApp) devem disparar esse gatilho, ou selecionar todas as atividades. Assim, após a conclusão de uma tarefa, o sistema pode enviar notificações, criar novas atividades de acompanhamento ou realizar outras ações importantes, ajudando a manter o fluxo de trabalho bem organizado e eficiente.

Dica: ao selecionar este tipo de gatilho é possível definir o tipo da atividade que deve disparar a ação automática.

O STATUS DA ATIVIDADE FOR DEFINIDO COMO NO-SHOW

O gatilho que é acionado quando uma atividade é marcada como no-show executa automaticamente as ações definidas assim que o cliente ou lead não comparece a uma reunião ou compromisso agendado. Dessa forma, é possível agilizar o replanejamento do contato, enviar lembretes de reagendamento  notificar a equipe responsável ou até mesmo registrar o motivo do no-show, garantindo que as oportunidades sejam retomadas ou gerenciadas da melhor forma possível no fluxo de vendas.

Dica: ao selecionar este tipo de gatilho é possível definir o tipo da atividade que deve disparar a ação automática.


UMA OPORTUNIDADE FOR ENVIADA PARA A LIXEIRA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade é enviada para a lixeira executa automaticamente as ações definidas assim que você decide descartar uma negociação. Com isso, é possível registrar o motivo do descarte, notificar a equipe responsável ou até mesmo tomar medidas que auxiliem na análise de oportunidades perdidas. Dessa forma, essas negociações não aparecem mais no pipeline, mas ainda podem ser gerenciadas de acordo com as ações automáticas configuradas.

UMA OPORTUNIDADE FOR RESTAURADA DA LIXEIRA

O gatilho que é acionado quando uma oportunidade é restaurada da lixeira executa automaticamente as ações definidas assim que uma negociação, antes descartada, volta a Pipeline. Dessa forma, você pode notificar a equipe de vendas, registrar o histórico de negociações e retomar eventuais atividades necessárias, garantindo que a oportunidade seja conduzida novamente através dos funis.

AO PREENCHER UM FORMULÁRIO X DE UMA OPORTUNIDADE

Este gatilho é acionado quando um formulário da oportunidade é preenchido  por um usuário interno. Dessa forma, é possível enviar notificações, criar tarefas de acompanhamento, atualizar o status da oportunidade ou qualquer outra ação necessária para agilizar o processo. Além disso, por meio dos formulários customizados, você consegue coletar dados específicos dos leads ou clientes, reunindo informações relevantes para melhorar o relacionamento e a tomada de decisões.

Se este gatilho for selecionado é possível escolher o formulário que deverá ser preenchido, ou o(s) campo(s) que deve(m) ser alterado(s)/preenchido(s) num formulário para que a ação ocorra.


Este gatilho só será acionado se o formulário for preenchido por um usuário do PipeRun.

Atenção! Ao cadastrar uma nova ação usando esse gatilho de formulário, são exibidos apenas os formulários que não possuem critério de funil, ou seja, aqueles que são “globais” e podem ser usados em qualquer funil de oportunidade.

Em seguida, ao selecionar na segunda etapa das configurações da ação, o funil em que a ação deve ocorrer, se o formulário escolhido anteriormente (na etapa 1.2.1) não fizer parte desse funil, ele será removido. Nesse caso, será necessário escolher um outro formulário que pertença ao funil selecionado na segunda etapa.

AO PREENCHER UM FORMULÁRIO X QUANDO FOR PÚBLICO

O gatilho que é acionado quando um formulário público da oportunidade é preenchido executa automaticamente as ações definidas assim que um lead ou cliente conclui o envio de informações por meio do link público. Dessa forma, é possível criar ou atualizar oportunidades no CRM, enviar notificações à equipe, gerar tarefas de acompanhamento ou até mesmo disparar e-mails de boas-vindas e agradecimento. Isso garante agilidade e organização, permitindo que você aproveite imediatamente os dados fornecidos pelos leads e avance no processo de vendas.

Se este gatilho for selecionado é possível escolher o formulário que deverá ser preenchido, ou o(s) campo(s) que deve(m) ser alterado(s)/preenchido(s) num formulário para que a ação ocorra.

AO ADICIONAR UMA TAG NA OPORTUNIDADE

O gatilho que é acionado ao adicionar uma tag na oportunidade executa automaticamente as ações definidas assim que uma nova etiqueta é inserida no cartão da negociação. As tags funcionam como “rótulos” que facilitam a identificação, segmentação e priorização das oportunidades. Dessa forma, você pode disparar notificações, criar atividades específicas ou realizar outras tarefas voltadas a cada situação sinalizada pela tag, tornando processo mais ágil e organizado.

Ao selecionar este gatilho será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.

Pronto! Agora você já conhece os gatilhos para disparar as ações automáticas.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉