No CRM de vendas PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.

Com a automatização de e-mails, você pode, por exemplo:

  • configurar envios de e-mails para clientes que confirmaram uma compra, desejando boas-vindas, ou então oferecendo incentivos para retornar, caso a compra tenha sido cancelada;
  • configurar um envio para colaboradores da empresa, informando de que uma venda foi realizada.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
Salientamos que o PipeRun não é ferramenta de e-mail marketing, portanto, erros podem ocorrer devido ao grande volume de envio de e-mails.

Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.

O PipeRun utiliza um sistema de filas para execução das ações automáticas realizadas pelos clientes. Ou seja, a primeira ação a chegar na fila é a primeira a ser executada. Portanto, dependendo da quantidade de demanda de execuções, atrasos na realização da ação podem ocorrer, até que o sistema processe todas as ações. É possível conferir o registro das ações executadas através do log de ações automáticas. Para saber mais sobre como visualizar essas informações, acesse este artigo.

Antes de realizar o cadastro da ação automática, verifique se a conta que irá disparar o e-mail possui e-mail configurado corretamente e certifique-se que o contato (Pessoa e/ou Empresa) vinculado à oportunidade possua e-mail informado no seu cadastro.

Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.

Confira o passo a passo para criar uma ação automática de envio de e-mail.

CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA

1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".

2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.

3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".

Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.

4. Nesta primeira parte iremos configurar a ação automática, bem como o gatilho que será responsável por executa-la.

Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

 

1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;

1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;

Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.

Caso selecione o gatilho "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.

1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Enviar e-mail";

1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;

A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.

1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;

1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).

Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.

5. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.

2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;

2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;

 2.3. Com este status e situação (obrigatório):  selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;

2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;

2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja  executada;

2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;

2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.

Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das ações automáticas, acesse este artigo.

Clique em "Próximo".

6. A partir deste ponto, vamos configurar a segunda parte da ação automática. Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

  1. Selecione um template: selecione um template de e-mail cadastrado na conta. O template vai moldar o assunto, corpo e anexo da mensagem. 

Clique aqui para saber mais sobre template de e-mail.

  1. Escolha quem irá disparar este e-mail: selecione o remetente do e-mail, podendo escolher entre as opções "Dono da oportunidade"; "Usuário que causou a ação" e usuários específicos da conta do PipeRun;

Atenção! Caso o disparo da ação automática se dê por um agente externo (por exemplo, caso o recebimento da oportunidade seja por integração com outras ferramentas ou seja movimentada por cadência de funil) e o gatilho configurado é o de "ao entrar na etapa", a ação irá apresentar erro caso a opção "Usuário que causou a ação" estiver selecionada. Clique aqui para saber mais.

  1. Informe o endereço que receberá este e-mail: selecione o endereço de e-mail do destinatário. Em caso de haver mais de um destinatário, a ação disparará um único e-mail, com os contatos agrupados. Poderá ser:
  • Pessoa ligada à oportunidade;
  • Empresa ligada à oportunidade;
  • Dono da oportunidade;
  • Envolvidos na oportunidade;
  • Outros contatos da oportunidade;
  • Usuários da conta PipeRun.
  1. Informe o endereço que receberá este e-mail em cópia (CC): selecione o endereço de e-mail do destinatário que receberá o e-mail em cópia. Em caso de haver mais de um endereço em cópia, a ação disparará um único e-mail, com os contatos agrupados. Poderá ser:
  • Pessoa ligada à oportunidade;
  • Empresa ligada à oportunidade;
  • Dono da oportunidade;
  • Envolvidos na oportunidade;
  • Outros contatos da oportunidade;
  • Usuários da conta PipeRun.
  1. Informe o endereço que receberá este e-mail em cópia oculta (CCO): Selecione o endereço de e-mail do destinatário que receberá o e-mail em cópia oculta. Em caso de haver mais de um endereço em cópia oculta, a ação disparará um único e-mail, com os contatos agrupados. Poderá ser:
  • Pessoa ligada à oportunidade;
  • Empresa ligada à oportunidade;
  • Dono da oportunidade;
  • Envolvidos na oportunidade;
  • Outros contatos da oportunidade;
  • Usuários da conta PipeRun.

Após preencher os campos necessários, clique em "Salvar".

Pronto! Após seguir os passos acima, sua ação automática de envio de e-mail está configurada. A ação automática será realizada assim que o gatilho for acionado, no funil e na etapa de acordo com a configuração que foi feita.

Para saber mais como gerenciar os e-mails enviados nas oportunidades, acesse este artigo.
Dica:  É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais. 

O erro “E-mail não informado: remetente não possui e-mail válido configurado” ocorre quando a oportunidade na qual a ação automática é disparada não possui um dono atribuído. Para corrigir, basta atribuir um dono à oportunidade e então executar novamente o gatilho da ação automática.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉