No CRM de vendas PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando tempo na execução de processos dentro da plataforma.
Com a ação automática de Alterar Oportunidade, é possível alterar automaticamente dados de uma oportunidade assim que um gatilho for disparado, como trocar o dono, mover para outro funil/etapa, alterar o status ou a situação da oportunidade.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor têm acesso ao menu de ações automáticas. ara obter mais informações sobre níveis de acesso, consulte o artigo relacionado.
As ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que esses eventos desencadeiem a execução da ação, é necessário utilizar uma Cadência de Funil em conjunto, que transferirá as oportunidades para a etapa com a ação automática.
Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.
TÓPICOS DO ARTIGO
CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.
3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".
Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.
4. As ações automáticas são configuradas em etapas específicas para cada uma delas:
Etapa 1: Configuração e Gatilho
Nesta etapa, definimos as informações básicas da ação, como:
- Nome da ação
- Local (funil e etapa) onde a ação estará ativa
- O gatilho que ativará a ação
Etapa 2: Filtros
Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.
- Status
- Situação de origem
- Tags
- Segmentos
Etapa 3: Regras de Execução
Nesta etapa, selecionamos o tipo de ação que será executada e as regras para que o disparo ocorra.
Etapa 4: Detalhes da Ação
Com base no tipo de ação selecionada, é necessário configurar detalhes específicos, como:
- Quando a ação será executada
- Outras configurações necessárias.
Acompanhe o passo a passo para configurar cada uma das etapas.
ETAPA 1: CONFIGURAÇÃO E GATILHOS
Esta tela permite definir as configurações iniciais e o evento disparador (gatilho) que executará uma tarefa automatizada dentro do sistema.
Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
Nome da ação automática: forneça um título descritivo que identifique claramente o propósito da automação, como "Envio de e-mail de boas-vindas".
Dica: utilize nomes objetivos para suas ações automáticas. Isso facilita a gestão e a manutenção futura caso você possua diversas regras configuradas no mesmo funil.
Funil de aplicação: selecione o funil de vendas ou processos adequado para a qual a automação deve ser aplicada.
Etapa de execução: especifique a etapa do funil onde a ação será executada.
Qual será o gatilho para executar a ação?: escolha o gatilho específico que desencadeia a automação, como quando um contato entra em uma determinada etapa ou quando uma atividade é finalizada.
Para conhecer todos os possíveis gatilhos acesse este artigo.
Em que período a sua ação automática estará ativa?: defina o intervalo de tempo e os dias da semana em que a automação estará ativa, como durante o horário comercial ou 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Após completar o preenchimento, clique em "Próximo" para iniciar a configuração da segunda etapa.
ETAPA 2 : FILTROS
Esta etapa permite refinar quais oportunidades serão afetados pela automação, definindo critérios específicos para que a ação seja executada apenas quando as condições forem atendidas.
Status e situação das oportunidades: selecione quais condições de fechamento a oportunidade deve possuir (Abertas, Ganhas ou Perdidas) para que a automação seja disparada.
Origem das oportunidades: escolha uma ou mais fontes de entrada dos dados (ex: Site, Chat, Formulário) para filtrar quais oportunidades devem sofrer a ação.
Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione as etiquetas vinculadas a oportunidade. A automação só será executada se o registro contiver todas as tags selecionadas neste campo.
Segmento das empresas: utilize este campo para filtrar a automação com base no setor de atuação ou segmentação cadastrada na empresa vinculada a oportunidade.
Clique em "Próximo" para seguir para etapa seguinte ou em "Voltar" para retornar a etapa anterior.
Importante: os filtros funcionam de forma cumulativa. Se você preencher múltiplos campos, o sistema buscará por oportunidades que atendam a todos os critérios simultaneamente para garantir a precisão da tarefa executada.
ETAPA 3: REGRAS DE EXECUÇÃO
Nesta etapa, você define qual tarefa o sistema deve realizar de fato e estabelece os parâmetros de tempo e prioridade para que ela entre na fila de processamento.
Qual ação será executada?: escolha a opção "Alterar Oportunidade".
Em que período a sua ação automática será executada?: escolha quando a ação será executada.
As opções disponíveis são:
Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução?: defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).
Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.
Com qual prioridade a ação será enviada para fila de execução?: defina o nível de urgência da tarefa na fila de processamento do sistema. Ações com prioridade maior são processadas antes das de prioridade baixa.
A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
Clique em "Próximo" para seguir para etapa seguinte ou em "Voltar" para retornar a etapa anterior.
ETAPA 4: DETALHES DA AÇÃO
A etapa de detalhes da ação como quem irá enviar a mensagem, o template de mensagem que será enviado e outros detalhes.
Quando executar a ação?: defina se a ação deve sempre ser executada ou apenas em condições específicas. As opções são:
Sempre;
Quando acionada pelo dono atual;
Quando acionada pelo novo dono.
Quem será o novo dono da oportunidade?: selecione o usuário que assumirá a propriedade da oportunidade após a automação. Para manter o dono atual, deixe a opção "Manter dono" selecionada.
Nesta configuração é possível selecionar um usuário específico, listas de distribuição, distribuição nas microrregiões de empresas e pessoas e também ao usuário que trocou de etapa.
Como deseja notificar o novo dono da oportunidade?: escolha de que forma o novo responsável será notificado sobre a mudança de posse da oportunidade.
Qual será o novo funil da oportunidade?: selecione o funil para o qual a oportunidade deve ser movida. Para não alterar o funil atual, mantenha a opção "Manter Funil".
Qual será a nova etapa da oportunidade?: selecione a etapa de destino dentro do funil. Para não alterar a etapa atual, mantenha "Manter Etapa".
Qual será o novo status da oportunidade?: defina o status (Aberta, Ganha ou Perdida) que a oportunidade deverá receber. Para não alterar, mantenha "Manter status".
Qual será a nova situação da oportunidade?: selecione a nova situação de origem da oportunidade. Para não alterar, mantenha "Manter situação".
Para finalizar as configurações e ativar a ação, clique em "Salvar".
Dica: É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Para saber mais, acesse este artigo.
PERGUNTAS FREQUENTES
1. "A ação automática é executada quando importo oportunidades em massa?"
R: Não. Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que esses eventos disparem a execução, é necessário utilizar uma Cadência de Funil em conjunto, que moverá as oportunidades para a etapa onde a ação está configurada.
2. "Posso configurar a ação para mover a oportunidade para outro funil e etapa ao mesmo tempo?"
R:Sim. Na Etapa 4 (Detalhes da ação), você pode definir simultaneamente o novo funil e a nova etapa de destino. Se quiser alterar apenas um dos dois, mantenha a opção "Manter Funil" ou "Manter Etapa" no campo que não deve ser modificado.
3. "O novo dono da oportunidade é sempre um usuário fixo?"
R:Não. Além de selecionar um usuário específico, você pode atribuir a nova propriedade por listas de distribuição, distribuição por microrregiões de empresas e pessoas, ou ao usuário que realizou a troca de etapa. Isso permite distribuições dinâmicas sem fixar um responsável único.
4. "Como controlar a ordem de execução quando há mais de uma ação automática configurada na mesma etapa?"
R:Utilize o campo prioridade na Etapa 3 (Regras de execução). Ações com prioridade mais alta são processadas antes das de prioridade mais baixa. Vale destacar que a prioridade só tem efeito entre ações configuradas na mesma etapa e com o mesmo gatilho.
5. "Quem pode criar e gerenciar ações automáticas no PipeRun?"
Apenas usuários com nível de acesso de gestor têm acesso ao menu de ações automáticas. Usuários com perfis de acesso inferior não visualizam essa opção nas configurações da conta
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉