No CRM PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.
Com a ação automática de alterar oportunidade, é possível automatizar:
- alteração de dono, com possibilidade de manter o atual dono como envolvido e papel do envolvido na oportunidade;
- notificação ao usuário envolvido sobre a alteração da oportunidade.
- alteração de funil, etapa, status e situação da oportunidade.
Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.
Confira o passo a passo para criar uma ação automática de alterar oportunidade.
CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.
3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".
Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.
4. Nesta primeira etapa será necessário configurar o gatilho que irá disparar a ação bem como o tipo de ação automática que será executada.
Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;
1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;
Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.
Caso selecione o gatilho "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.
1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Alterar oportunidade";
1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;
A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;
1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).
Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.
5. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.
2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;
2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;
2.3. Com este status e situação (obrigatório): selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;
2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;
2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja executada;
2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;
2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.
Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das ações automáticas, acesse este artigo.
Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de ações automáticas, acesse este artigo.
Clique em "Próximo".
6. À partir deste ponto, vamos configurar a terceira parte da Ação Automática. Essa parte da configuração é referente às alterações que serão feitas na Oportunidade, após a Ação ser disparada.
Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
- Novo Dono: escolha se a Oportunidade será enviada sem dono ou tendo como dono: Lista de Distribuição, Equipe ou Usuário;
Dica: é possível distribuir a oportunidade para usuários envolvidos em equipes e listas de distribuição de leads. Confira nossos artigos de caso de uso: distribuindo oportunidades entre equipes e entre lista de distribuição de leads.
- Condição: selecione a condição para que a oportunidade seja alterada, podendo selecionar as opções: nenhuma, apenas quando o atual dono alterar a etapa, apenas quando o novo dono alterar a etapa;
- Notificar: habilite a notificação automática ao usuário para informar sobre a realização da Ação, tanto via e-mail e notificação do sistema, ou apenas a notificação no sistema, se desejar;
- Funil: mantenha a oportunidade no funil atual ou envie a oportunidade para outro funil;
- Etapa: mantenha a oportunidade na etapa atual ou envie a oportunidade para outra etapa;
- Status: alterar o status da oportunidade para aberta, ganha ou perdida, se desejar;
Dica: Ao selecionar o status perdida, será exibido o campo obrigatório "Qual será o motivo de perda da oportunidade?", no qual deve ser selecionado um motivo previamente cadastrado no sistema. Também será apresentado um campo opcional chamado "Descrição sobre o motivo de perda da oportunidade", que permite incluir um comentário adicional relacionado à perda.
Atenção! O motivo de perda selecionado será aplicado automaticamente a todas as oportunidades que passarem por essa automação. É importante revisar os motivos já cadastrados ou criar novos de acordo com o contexto do seu processo comercial.
- Situação: altere a situação da oportunidade colocando ou removendo da lixeira, bem como congelando ou descongelando, se desejar.
Após preencher os campos necessários, clique em "Salvar".
Pronto! Após seguir os passos acima, sua ação de alterar a oportunidade está configurada. A ação automática será realizada assim que o gatilho for acionado, no funil e na etapa de acordo com a configuração que foi feita.
Atenção! Caso a oportunidade aberta tenha seu status atualizado para perdida ou ganha, ou caso a situação da oportunidade seja atualizada para colocar na lixeira ou congelar, por padrão ela não ficará visível no pipeline, exceto se for feito o uso de filtro.
Dica: É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉