No CRM PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.

Com a automatização de envio de Oportunidades para uma holding, você poderá enviar Oportunidades para as empresas "filhas" a partir da empresa "mãe", partindo de um determinado gatilho de disparo da Ação Automática.

A Ação Automática de alterar Oportunidade na holding somente poderá ser executada na empresa "mãe" tendo como conta de destino as empresas "filhas". Não é possível enviar Oportunidades de uma empresa "filha" para outra, ou destas para a empresa "mãe".

Clique aqui para saber mais sobre as holdings.

Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de Ações Automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.

Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de Gestor tem acesso ao menu de Ações Automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.

Ações Automáticas não são ativadas por Importações ou Ações em Massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da Ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma Cadência de Funil que irá transferir as Oportunidades para a Etapa com a Ação Automática. Para saber mais, acesse este artigo.

CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA


1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".


2. À seguir, clique em "Ações Automáticas", na coluna Ferramentas.


3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as Ações Automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova Ação Automática, clique em "+ Adicionar ação".

 

Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.

4. Nesta primeira etapa será necessário configurar o gatilho que irá disparar a ação bem como o tipo de ação automática que será executada.

Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;

1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;

Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.


Caso selecione o gatilho  "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.

1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Alterar Oportunidade na Holding";

1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;

A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.

1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;

1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).

Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.

5. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.

2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;

2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;

 2.3. Com este status e situação (obrigatório):  selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;

2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;

2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja  executada;

2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;

2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.

Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das Ações Automáticas, acesse este artigo.

Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de Ações Automáticas, acesse este artigo.

Clique em "Próximo".

6. À partir deste ponto, vamos configurar a segunda parte da Ação Automática. Essa parte da configuração é referente às alterações que serão feitas na Oportunidade, após a Ação ser disparada.

Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

  1. Conta destino na holding: Informe a conta que receberá a Oportunidade transferida;
  2. Novo dono: Selecione como será definido o novo dono da Oportunidade, se "Enviar sem dono", "Distribuição de Leads", "Equipes" ou "Usuários";

    Dica: É possível distribuir a Oportunidade para usuários envolvidos em equipes e listas de distribuição de leads. Confira nossos artigos de caso de uso: distribuindo Oportunidades entre equipes e entre lista de distribuição.

  3. Novo Funil: Selecione um Funil para receber a Oportunidade enviada;
  4. Nova Etapa: Selecione a Etapa do Funil para receber a Oportunidade enviada;
  5. Notificação ao novo dono: Defina se o novo dono da Oportunidade será notificado, caso sim, as opções são "E-mail e notificação no sistema" ou "Apenas notificação no sistema".
  6. Status: Defina se o status da Oportunidade será mantido ou alterado.
    Dica: Ao selecionar o status perdida, será exibido o campo obrigatório "Qual será o motivo de perda da oportunidade?", no qual deve ser selecionado um motivo previamente cadastrado no sistema. Também será apresentado um campo opcional chamado "Descrição sobre o motivo de perda da oportunidade", que permite incluir um comentário adicional relacionado à perda.

    Atenção! O motivo de perda selecionado será aplicado automaticamente a todas as oportunidades que passarem por essa automação. É importante revisar os motivos já cadastrados ou criar novos de acordo com o contexto do seu processo comercial.

  7. Situação: Defina se a situação da Oportunidade será mantida ou alterada.

Dica: Caso queira saber mais sobre Status e Situações das Oportunidades, confira este artigo.

Após preencher os campos necessários, clique em "Salvar".

Pronto! Após seguir os passos acima, sua Ação Automática de Alterar Oportunidade na holding está cadastrada. A Ação Automática será realizada assim que o gatilho for acionado, no Funil e na Etapa de acordo com a configuração que foi feita.

Atenção! Caso a Oportunidade aberta tenha seu Status atualizado para perdida ou ganha, ou caso a Situação da Oportunidade seja atualizada para colocar na lixeira ou congelar, por padrão ela não ficará visível no Pipeline, exceto se for feito o uso de filtro.

Dica:  É possível visualizar todos os registros (logs) de Ações Automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉