No CRM PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.
Com a ação automática de criar atividade, você pode:
- Automatizar a criação de atividades;
- Definir uma duração estimada para as atividades que forem geradas;
- Definir o responsável pelas atividades.
Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.
Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
Ações automáticas não são ativadas por Importações ou Ações em Massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.
Confira o passo a passo para configurar uma ação automática de criar atividade.
CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA
1. Posicione o mouse sobre o ícone do avatar, localizado no canto superior direito. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.
3. Nesta tela aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".
Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.
4. Nesta primeira etapa será necessário configurar o gatilho que irá disparar a ação bem como o tipo de ação automática que será executada.
Preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:
1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;
1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;
Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.
Caso selecione o gatilho "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.
1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Criar atividade";
1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;
A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;
1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).
Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.
5. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.
2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;
2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;
2.3. Com este status e situação (obrigatório): selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;
2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;
2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja executada;
2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;
2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.
Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das ações automáticas, acesse este artigo.
Clique em "Próximo".
6. À partir deste ponto, vamos configurar a terceira parte da Ação Automática. Essa parte da configuração é referente às alterações que serão feitas na Oportunidade, após a Ação ser disparada.
- Tipo: selecione o tipo de atividade (o PipeRun disponibiliza alguns tipos de atividades padrão, mas é possível criar outros, de acordo com a necessidade do seu negócio);
- Responsável: selecione o usuário que será responsável pela atividade. As opções disponíveis são dono da oportunidade, usuário que trocou de etapa e usuários do PipeRun;
- Envolvidos: selecione o usuário que será envolvido na atividade;
- Nome: informe o nome da atividade;
- Descrição: informe a descrição da atividade;
- Informe a quantidade de dias até a criação da atividade, a hora da atividade e a duração da atividade, em minutos.
Atenção! Atividades criadas no mesmo dia (ou seja, dia 0) poderão iniciar com o status Atrasada dependendo de suas configurações.
Após preencher os campos necessários, clique em
"Salvar".
Pronto! Após seguir os passos acima, sua ação automática de criar atividade está configurada. A ação automática será realizada assim que o gatilho for acionado, no funil e na etapa de acordo com a configuração que foi feita.
Dica: É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉