Ações automáticas - Alterar oportunidade, empresa e pessoa

No CRM PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade para o seu workflow e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.

Com a ação automática de alterar oportunidade, empresa e pessoa, é possível automatizar:

• alteração de dados da oportunidade, como atribuir um novo dono e notificá-lo; alterar funil, etapa, status, situação, probabilidade de fechamento e adicionar tags;
• alteração de dados da empresa, como o CS responsável e vendedor field sales; atualizar dados a partir do CNPJ ou CEP; alterar status da empresa e situação; atualizar modelo touch; atualizar tipo de empresa; definir como cliente e adicionar tags;
• alteração de dados da pessoa, como o CS responsável ou endereço a partir do CEP; definir como cliente e adicionar tags.

Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.

Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.

Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.

Confira o passo a passo para criar uma ação automática para alterar oportunidade, empresa e pessoa.

CONFIGURANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA

1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".

2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.

3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".

Confira também nossos artigos sobre como editar ações automáticas e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.

4. Nesta primeira parte iremos configurar a ação automática, bem como o gatilho que será responsável por executá-la.

Na primeira etapa, preencha os campos disponíveis com os seguintes dados:

1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;

1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada;

Dica: caso sejam selecionados gatilhos ao preencher formulários, será necessário selecionar o formulário que deverá ser preenchido para que a ação ocorra.

Caso selecione o gatilho  "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.

1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Alterar oportunidade, empresa e pessoa";

1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;

A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.

1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;

1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).

Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.

2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada;

2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada;

 2.3. Com este status e situação (obrigatório):  selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação;

2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;

2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja  executada;

2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;

2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.

Para mais detalhes sobre a primeira parte de configuração das ações automáticas, acesse este artigo.

Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de ações automáticas, acesse este artigo.

Clique em "Próximo".

5. A partir deste ponto, vamos configurar a segunda parte da ação automática. Essa é a configuração das alterações que serão feitas na oportunidade, empresa e pessoa, após a ação ser disparada.

Atenção! Nesta ação automática, a oportunidade poderá ter seus dados alterados. Você pode configurar quais dados serão modificados, tanto da oportunidade em si quanto dos contatos envolvidos (Empresa e/ou Pessoa). Nenhuma configuração de alteração é obrigatória, você pode mudar somente as informações que entender necessárias.

Preencha os campos disponíveis de acordo com as informações que você deseje que a ação automática altere:

DADOS DA OPORTUNIDADE

• Novo dono da oportunidade: aqui você pode manter o dono atual, distribuir a oportunidade para o usuário que trocou de etapa; distribuir entre: microrregiões, lista de distribuição de leads e equipes ou selecionar um usuário específico;
• Notificar novo dono da oportunidade: a notificação poderá ser feita por e-mail e notificação do sistema, ou apenas notificação;
• Funil: você pode manter a oportunidade no funil atual ou enviar a oportunidade para outro funil;
• Etapa: você pode manter a oportunidade na etapa atual ou enviar a oportunidade para outra etapa;
• Status: você pode alterar o status da oportunidade para aberta, ganha ou perdida;

Dica: Ao selecionar o status perdida, será exibido o campo obrigatório "Qual será o motivo de perda da oportunidade?", no qual deve ser selecionado um motivo previamente cadastrado no sistema. Também será apresentado um campo opcional chamado "Descrição sobre o motivo de perda da oportunidade", que permite incluir um comentário adicional relacionado à perda.

Atenção! O motivo de perda selecionado será aplicado automaticamente a todas as oportunidades que passarem por essa automação. É importante revisar os motivos já cadastrados ou criar novos de acordo com o contexto do seu processo comercial.

• Situação: se desejar, você pode colocar a oportunidade na lixeira, remover da lixeira, congelar ou descongelar;
• Probabilidade de fechamento (em %);
• Adicionar tags: adiciona tags à oportunidade.

As Tags precisam estar previamente cadastradas. Para saber mais, acesse como cadastrar e gerenciar tags.

DADOS DA EMPRESA

• CS Responsável: aqui você pode manter o CS atual, removê-lo, determinar que seja o usuário que trocou de Etapa, distribuir entre microrregiões, lista de distribuição de leads ou equipes, selecionar um Usuário específico, ou o dono da Oportunidade;
• Vendedor field sales: aqui você pode manter o vendedor atual, removê-lo, determinar que seja o usuário que trocou de Etapa; distribuir entre microrregiões, lista de distribuição de leads ou equipes, selecionar um Usuário específico ou o dono da Oportunidade;
• Atualizar dados a partir do CNPJ: você poderá não atualizar, atualizar e sobrescrever os dados anteriormente preenchidos ou, então, somente atualizar os dados que não estiverem preenchidos;
• Atualizar endereço a partir do CEP: você poderá não atualizar, atualizar e sobrescrever os dados anteriormente preenchidos ou, então, somente atualizar os dados que não estiverem preenchidos; 
• Status da empresa: você poderá manter o status, ou atualizá-lo para Lead ou Cliente;
• Situação da empresa: você poderá manter a situação, ou atualizá-la dentre as opções: Lead, Lead suspect, Lead qualif. mkt (MQL), Lead qualif. vendas (SQL), Lead aceito vendas (SAL), Lead prospect (OPs), Cliente ativo, Cliente inativo e Cliente perdido (Churn);
• Modelo touch: você poderá manter o modelo touch, ou atualizá-lo dentre as opções: High touch, Middle touch, Low touch, Tech touch ou No touch;
• Tipos de Empresa: você poderá manter, alterar ou remover os tipos de empresa. Caso deseje alterar, as opções disponíveis são: Marca (empresa própria), Transportadora, Cliente, Franquia, Fornecedora, Canais, Distribuidora, Fabricante e Parceira;
• Definir como cliente: você poderá manter, definir como cliente ou remover;
• Adicionar tags: adiciona tags à empresa.

Atenção! Caso seja escolhida a opção "Definir como cliente", a data de entrada do contato como cliente será o dia em que for ativada a ação automática. Se o contato já for um cliente antes da ativação da ação automática, sua data de entrada não será modificada.

DADOS DA PESSOA

• CS responsável: aqui você pode manter o CS atual, removê-lo, determinar que seja o mesmo CS da empresa ou o usuário que trocou de Etapa, distribuir entre microrregiões, lista de distribuição de leads ou equipes, selecionar um Usuário específico, ou o dono da oportunidade;
• Atualizar endereço a partir do CEP: você poderá não atualizar, atualizar e sobrescrever os dados anteriormente preenchidos ou, então, somente atualizar os dados que não estiverem preenchidos; 
• Definir como cliente: você poderá manter, definir como cliente ou remover;
• Adicionar tags: adiciona tags à pessoa.

Após preencher os campos que entender necessários alterar, clique em "Salvar".

Pronto! Após seguir os passos acima, sua ação de alterar a oportunidade, empresa e pessoa está configurada. A ação automática será realizada assim que o gatilho for acionado, no funil e na etapa de acordo com a configuração que foi feita.

Atenção! Caso a oportunidade aberta tenha seu status atualizado para perdida ou ganha, ou caso a situação da oportunidade seja atualizada para colocar na lixeira ou congelar, por padrão ela não ficará visível no Pipeline, exceto se for feito o uso de filtro.

Dica:  É possível visualizar todos os registros (logs) de ações automáticas realizadas, em andamento ou que apresentaram falha. Clique aqui para saber mais.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉