No CRM de vendas PipeRun, as ações automáticas permitem que diversos processos sejam automatizados proporcionando agilidade e economia de tempo.

Neste artigo, será mostrado o passo a passo das configurações iniciais das ações automáticas. Essas configurações se aplicam à todos os tipos de ações.

Para obter mais informações sobre as opções existentes de ações automáticas, acesse este artigo.

Para saber mais sobre possíveis falhas na execução de ações automáticas, como identificá-las e os meios de saná-las, acesse este artigo.

Atenção! Apenas usuários com nível de acesso de gestor tem acesso ao menu de ações automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.

Ações automáticas não são ativadas por importações ou ações em massa. Para que estes eventos desencadeiem a execução da ação, você precisará utilizar de forma conjunta uma cadência de funil que irá transferir as oportunidades para a etapa com a ação automática. Para saber mais, acesse este artigo.

TÓPICOS DO ARTIGO

  1. Configurando uma ação automática
  2. Primeira etapa - configurar o gatilho e tipo da ação automática
  3. Segunda etapa - executar o gatilho somente se as oportunidades estiverem

CONFIGURANDO UMA AÇÃO AUTOMÁTICA


1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".


2. A seguir, clique em "Ações automáticas", na coluna Ferramentas.


3. Nesta tela, aparecerão listadas todas as ações automáticas cadastradas na conta. Para configurar uma nova ação automática, clique em "+ Adicionar ação".

Confira também nossos artigos sobre como editar e como habilitar ou desabilitar ações automáticas.

PRIMEIRA ETAPA - CONFIGURAR O GATILHO E TIPO DA AÇÃO AUTOMÁTICA

Nesta primeira parte, são configuradas as principais informações da ação automática. Abaixo, serão explicados as duas etapas.

1.1 NOME DA AÇÃO AUTOMÁTICA

Corresponde ao nome da sua ação automática, por exemplo, "E-mail de boas vindas".

1.2 QUAL SERÁ O GATILHO PARA OCORRER A AÇÃO?

É o gatilho responsável pelo acionamento da ação automática, ou seja, sempre que o gatilho ocorrer, a ação será executada. As opções disponíveis são:

  • Uma oportunidade entrar na etapa selecionada;
  • Uma oportunidade sair da etapa selecionada;
  • Uma oportunidade ficar x tempo na etapa selecionada;
  • Uma oportunidade for ganha;
  • Uma oportunidade for perdida;
  • Uma oportunidade for congelada;
  • Uma oportunidade for descongelada;
  • Uma oportunidade for reaberta;
  • Uma proposta for aprovada;
  • Uma proposta for declinada;
  • Uma proposta for visualizada por um convidado;
  • A assinatura eletrônica de um documento for realizada;
  • A assinatura eletrônica de um documento for concluída;
  • Uma atividade for criada;
  • Uma atividade for concluída;
  • O status da atividade for definido como no-show;
  • Uma oportunidade for enviada pra a lixeira;
  • Uma oportunidade for restaurada da lixeira;
  • Ao preencher um formulário x de uma oportunidade;
  • Ao preencher um formulário x quando for público;
  • Ao adicionar uma tag na oportunidade.

Por exemplo, ao possuir um gatilho como "Uma oportunidade entrar na etapa selecionada", sempre que uma oportunidade entrar na etapa configurada no campo anterior, a ação automática será acionada.

O gatilho "Uma oportunidade ficar x tempo na etapa selecionada" necessita que seja informado a quantidade de hora(s) em que a oportunidade deverá estar na etapa para disparar a ação automática. Ainda, é necessário informar um horário para a verificação da estagnação da oportunidade na etapa. 

Se forem selecionados os gatilhos "ao preencher o formulário X de uma oportunidade" ou "ao preencher o formulário X quando for público" é possível escolher o formulário que deverá ser preenchido, ou o(s) campo(s) que deve(m) ser alterado(s)/preenchido(s) num formulário para que a ação ocorra.

Atenção! Ao cadastrar uma nova ação usando esse gatilho de formulário, são exibidos apenas os formulários que não possuem critério de funil, ou seja, aqueles que são “globais” e podem ser usados em qualquer funil de oportunidade.

Em seguida, ao selecionar na segunda etapa das configurações da ação, o funil em que a ação deve ocorrer, se o formulário escolhido anteriormente (na etapa 1.2.1) não fizer parte desse funil, ele será removido. Nesse caso, será necessário escolher um outro formulário que pertença ao funil selecionado na segunda etapa.

Caso selecione o gatilho  "ao adicionar uma tag na oportunidade" será necessário informar a tag que deve ser adicionada para disparar a ação automática.
Atenção! Para utilizar os gatilhos "Uma oportunidade for congelada" e "Uma oportunidade for descongelada" é preciso que na configuração da ação automática esteja selecionada em "com este status e situação" a opção "Abertas/congeladas". Assim como, para os gatilhos "Uma oportunidade for enviada pra a lixeira" e "Uma oportunidade for restaurada da lixeira", deverá estar selecionada a opção "Abertas/lixeira" conforme exemplo abaixo.

O gatilho de "Uma proposta for visualizada por um convidado" irá acionar a ação automática correspondente somente quando uma proposta for visualizada por link público por um convidado, ou seja, uma pessoa que não esteja logado no CRM de vendas.

Os gatilhos de "A assinatura eletrônica de um documento for realizada" e "A assinatura eletrônica de um documento for concluída" são independentes. O gatilho de assinatura realizada acionará a ação automática sempre que qualquer assinatura for realizada em um documento. Já a de assinatura concluída acionará a ação quando todas as assinaturas são realizadas e é gerada a página de assinaturas e, havendo o uso de certificado digital, a geração do mesmo.

Caso o gatilhos "uma atividade for criada",  "Status da atividade for definido como no-Show" ou "uma atividade for concluída" sejam selecionados será necessário informar o tipo de atividade que deve disparar a ação automática.

1.3 QUAL O TIPO DE AÇÃO QUE DESEJA REALIZAR?

Informe o tipo de ação a ser realizada. As opções disponíveis são:

  • Alterar oportunidade;
  • Alterar oportunidade na holding;
  • Alterar oportunidade, empresa e pessoa;
  • Criar atividade;
  • Criar notificação;
  • Disparo de pesquisa via CXM de atendimento PipeRun;
  • Duplicar oportunidade;
  • Duplicar oportunidade na holding;
  • Duplicar oportunidade para outra conta;
  • Enviar HSM via CRM de Vendas;
  • Enviar HSM via CXM de atendimento PipeRun;
  • Enviar SMS;
  • Enviar e-mail;
  • Enviar oportunidade para Lahar;
  • Enviar oportunidade para RD Station;
  • Enviar para Jira;
  • Enviar para Movidesk;
  • Enviar para Slack;
  • Enviar para Superlógica;
  • Mudar lista do Mailchimp;
  • Webhook- Envio de oportunidade para URL.

Para ver a listagem completa e demais informações, acesse este artigo.

1.4 DEFINA A PRIORIDADE DA EXECUÇÃO DA AÇÃO

Consiste em informar um valor referente à prioridade de envio de uma ação automática para a fila de execução. Aplica-se à casos em que as ações automáticas estejam configuradas para serem executadas no mesmo funil e etapa, além de possuírem o mesmo gatilho.

A prioridade deverá ser informada na tela, entre as opções menos prioritário e mais prioritário. 

Por exemplo, em casos que existam duas ações automáticas a serem executadas no mesmo funil e Etapa e com o mesmo gatilho, se uma tiver a prioridade "0" e a outra prioridade "999", a ação que possui prioridade "999" será enviada primeiro pra fila de execução.

Atenção! Estabelecer um valor de prioridade não garante, necessariamente, que uma ordenação será seguida. A priorização possibilita que as ações automáticas sejam enviadas de acordo com o valor de sua prioridade para fila de execução das ações. Porém, dentro da fila de execução, eventualmente pode acontecer de uma ação de menor grau de prioridade ser concluída primeiro.

Para saber mais sobre a prioridade na execução de ações automáticas, acesse este artigo.


1.5 AGENDAR EXECUÇÃO DA AÇÃO

Caso marque esta opção, o usuário poderá determinar em qual dia(s) e horário(s) a ação automática será enviada para a fila de execução.

Assim, as ações serão executadas sempre dentro das faixas de dias e horários informadas. Ações que o gatilho for acionado fora do horário estipulado, serão prorrogadas para o próximo dia e horário disponível.

  • É possível informar quais dias da semana a ação automática será executada (1);
  • Para incluir um intervalo de tempo, clique em "+" (2);
  • Para aplicar a mesma regra de horário para todos os dias da semana, clique em "Aplicar para todos" (3).

Atenção! Caso um gatilho de ação automática seja acionado em dia(s) e horário(s) diferentes do configurado, a ação automática terá seu disparo prorrogado, ou seja, só será encaminhada para a fila de execução no próximo horário disponível. Não se trata de um reagendamento e sim de uma prorrogação, já que a ação somente será enviada para a fila de execução de acordo com o horário configurado, porém será executada conforme sua posição na fila de execução.

Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de ações automáticas, acesse este artigo.

1.6 QUANTO TEMPO APÓS O GATILHO A AÇÃO SERÁ ENVIADA PARA A FILA DE EXECUÇÃO?

Defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).

Os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.

SEGUNDA ETAPA - EXECUTAR O GATILHO SOMENTE SE AS OPORTUNIDADES ESTIVEREM


2.1 NESTE FUNIL

Informe o funil onde a ação automática será realizada. Por exemplo, ao informar o funil "Vendas", a ação automática será executada neste funil (na etapa específica - ou em qualquer uma - conforme informado no campo a seguir).

2.2 NESTA ETAPA DO FUNIL

Informe a etapa onde a ação automática será realizada. Aqui, além de informar uma etapa específica, é possível selecionar a opção "Qualquer etapa", ou seja, a ação será executada no funil informado, dependendo apenas do gatilho de acionamento da ação.

2.3 COM ESTE STATUS E SITUAÇÃO

Permite selecionar quais os status e situações em que as oportunidades poderão estar para que a ação automática seja disparada. As opções disponíveis são:

  • Abertas;
  • Ganhas;
  • Perdidas;
  • Abertas/congeladas;
  • Abertas/lixeira.

É possível informar mais de um status e situação, porém, é importante observar os campos informados. Por exemplo, caso você selecione que a ação será executada somente para oportunidades ganhas, o PipeRun não irá executar a ação para oportunidades que possuam o status perdida.

Para saber mais sobre status e situações das oportunidades, acesse este artigo.

2.4 ORIGEM DAS OPORTUNIDADES

As origens de oportunidades representam a fonte ou o canal pelo qual uma oportunidade foi identificada ou registrada no sistema, como por exemplo: campanhas de marketing, indicações, site, eventos, entre outros. Cada origem é associada ao registro da oportunidade para indicar sua procedência.

Ao configurar ações automáticas, as origens podem ser utilizadas como filtros. Isso significa que a execução de uma ação só ocorrerá se a oportunidade possuir as origens definida no campo de filtro.

Dica: é  possível selecionar várias origens para filtrar as oportunidades.

2.5 TAGS DAS OPORTUNIDADES, EMPRESA E PESSOAS

As tags são identificadores utilizados para classificar e segmentar registros de oportunidades, empresas e pessoas dentro do sistema. Este recurso permite aplicar filtros específicos para determinar em quais registros as ações automáticas devem ser executadas.

A configuração das tags no campo correspondente restringe a execução da ação automática apenas aos registros que contenham as tags especificadas. Caso as tags não estejam presentes no registro, a ação não será disparada.

Exemplo de uso:

  • Para oportunidades que possuam a tag"prioridade-alta", a execução da ação automática será condicionada à presença dessa tag no registro.
  • O mesmo critério de filtragem é aplicável a registros de empresas e pessoas.

2.6  SEGMENTO DA EMPRESA

Os segmentos de empresas são classificações que categorizam as empresas com base em características específicas, como setor de atuação, porte, mercado-alvo ou outros critérios relevantes para a organização. Essa categorização facilita a organização e segmentação dos registros no sistema.

No contexto de ações automáticas, o filtro "Segmento da Empresa" permite restringir a execução de uma ação a empresas que pertencem ao segmento especificado no campo de filtro. Isso significa que a ação só será disparada se a empresa associada estiver no segmento configurado.

É possível selecionar vários segmentos para filtrar as oportunidades.

2.7 NESTE HORÁRIO DE ATIVAÇÃO DO GATILHO

A definição de dia e horário de ativação do gatilho permite que sejam informados dias e horários específicos de acionamento dos gatilhos, ou seja, a ação automática não será executada se o gatilho for acionado fora das faixas de dia e horário especificado nesta configuração.

  • É possível informar quais dias da semana a ação automática poderá executada (1);
  • Para incluir um intervalo de tempo, clique em "+" (2);
  • Para aplicar a mesma regra de horário para todos os dias da semana, clique em "Aplicar para todos" (3).

Pronto! A primeira parte da sua ação automática foi configurada. A segunda parte dependerá do tipo de ação escolhida. Para saber mais sobre os tipos de ações automáticas, acesse este artigo.

Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉