No CRM de Vendas PipeRun, as listas de distribuição automatizam ou organizam a entrega de oportunidades entre os usuários, garantindo agilidade no processo comercial e de atendimento.
A distribuição ocorre de três formas principais:
Ações Automáticas: Distribui cards sequencialmente (formato round-robin) entre os membros da lista. Pode ser aplicada nas ações de:
Agendar e Ganhar: Permite que, ao dar ganho em uma oportunidade, o usuário escolha manualmente um novo dono dentro da lista para o card duplicado, além de agendar uma atividade específica.
Módulo de Atendimento: Define listas exclusivas para distribuir conversas entre atendentes autorizados, com a possibilidade de configurar listas diferentes para cada funil habilitado.
Atenção! Somente usuário com acesso de gestor consegue acessar a tela de lista de distribuição. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
COMO CONFIGURAR A LISTA DE DISTRIBUIÇÃO
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. A seguir, clique em "Lista de distribuição", na coluna Ferramentas.
3. Na tela de Distribuição de leads, para criar listas de distribuição clique em "+ Nova distribuição".
4. Na tela "Criar uma lista de distribuição" será necessário preencher as seguintes informações:
Nome da Lista: Este campo é usado para definir um nome identificador para a lista de distribuição. Escolha um nome claro e objetivo que permita identificar rapidamente o propósito da lista. Exemplo: "Equipe Comercial Norte" ou "Atendimentos WhatsApp - Turno Manhã".
Algoritmo de Distribuição: Escolha a forma como o sistema irá distribuir as novas oportunidades entre os usuários incluídos na lista. Há duas opções:
Distribuição Circular (selecionada por padrão): A distribuição das oportunidades ocorre de forma sequencial e linear entre os usuários da lista. Ela é ideal para garantir que todos recebam atendimentos de forma alternada e previsível, sem considerar a quantidade atual de oportunidades abertas.
Na distribuição circular, o sistema utiliza o ID dos usuários para definir a ordem de atendimento: o usuário com o menor ID recebe a primeira oportunidade, e os demais recebem de forma sequencial e contínua, repetindo o ciclo conforme novos atendimentos surgem.
Distribuição Balanceada: A distribuição de oportunidade ocorre de forma que todos os usuários mantenham a mesma quantidade de atendimentos abertos. Recomendado quando se deseja equilibrar a carga de trabalho entre todos os atendentes.
5. Clique em “Adicionar usuário” para selecionar os usuários ou atendentes que irão receber oportunidades e/ou atendimentos.
Dica: ao utilizar o filtro "Atendentes", serão exibidos apenas os usuários habilitados para realizar atendimentos no módulo de atendimento do CRM de Vendas PipeRun.
Para que um usuário apareça nesta listagem, é necessário que, em seu cadastro, a opção "Habilitar usuário como atendente" esteja ativada.
6. Na Seção "Usuários nas lista de distribuição", é possível visualizar cada um dos usuário que serão adicionados.
Abaixo estão detalhados os elementos e colunas da listagem de usuários:
Permissão: Exibe o nível de acesso que o usuário possui no sistema (ex: Administrador, Consultor, Gestor de contas).
Nome: Indica o nome do usuário que faz parte da lista. Você pode utilizar o campo "Pesquisar" logo abaixo do título da coluna para localizar um usuário específico rapidamente.
Atendente: Informa se o usuário está configurado com o perfil de atendente no sistema ("Sim" ou "Não"). Esta informação é relevante para identificar quem está apto a receber atendimentos.
Ações: Apresenta o ícone de lixeira. Clique neste ícone para remover um usuário da lista de distribuição.
Após realizar as configurações desejadas, clique em "Salvar".
Dica: é possível criar quantas listas forem necessárias e os integrantes de uma lista podem participar simultaneamente de outras.
7. A tela de listagem permite gerenciar e visualizar todas as regras de entrega automática de cards/atendimentos configuradas em sua conta.
Nome: Exibe o nome atribuído à lista de distribuição. Você pode utilizar o campo de busca logo abaixo para localizar uma lista específica pelo nome.
Usuário: Apresenta os nomes e fotos dos usuários que fazem parte de cada lista. É possível filtrar a visualização selecionando um ou mais usuários específicos no campo "Selecione".
Algoritmo de distribuição: Indica qual método de entrega está ativo para aquela lista (Distribuição Circular ou Distribuição Balanceada).
Status: Mostra se a lista está ativa ou inativa por meio de uma chave de seleção. Utilize esta opção para pausar ou retomar uma distribuição sem precisar excluí-la.
Ações: Contém os botões de gerenciamento individual:
Ícone de Lápis (Editar): Clique para alterar as configurações, o algoritmo ou os usuários da lista.
Ícone de Lixeira (Excluir): Clique para remover permanentemente a lista de distribuição do sistema.
Dica: Otimize sua operação configurando listas de distribuição por funil. Assim, seus novos atendimentos são direcionados automaticamente para os agentes certos. Acesse este artigo e veja como configurar.
Sua lista de distribuição de leads já foi criada e está pronta para ser utilizada em conjunto com ações automáticas ou o agendar e ganhar oportunidades.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉