Com a funcionalidade de Ações em massa, é possível realizar alterações em quantidade nas Oportunidades cadastradas nos Funis da conta, ou seja, é possível modificar informações de diversos registros de Oportunidades de uma única vez.
Você pode, por exemplo, mover Oportunidades de Funil ou Etapa, alterar seu Status, Congelar ou Descongelar, enviar para Lixeira ou , incluir Tags, alterar o Dono da Oportunidade, dentre diversas outras ações.
Atenção! Apenas usuário com nível de acesso de Gestor tem acesso ao menu de Ações em Massa. Para saber mais sobre nível de permissão e escopo de usuário, acesse aqui.
Movimentar Oportunidades através de Ações em Massa não dispara eventuais Ações Automáticas cadastradas na conta. Exemplo: se você possui uma Ação Automática cujo gatilho de execução seja "Quando uma Oportunidade entrar na etapa" e, essa entrada na Etapa se der por Ação em Massa, a Ação Automática não será disparada. Se esse for seu objetivo, utilize a funcionalidade Cadência de Funil. Para saber mais, acesse este caso de uso.
TÓPICOS DO ARTIGO
UTILIZANDO AS AÇÕES EM MASSA
1. Posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Ajustes e configurações".
2. Na próxima tela, clique em "Ações em Massa", na coluna Ferramentas.
3. Para realizar uma ação em massa, é necessário realizar dois passos. No primeiro, selecione as características das Oportunidades que serão filtradas para a realização da ação.
Atenção! As características das Oportunidades irão definir quais serão as Oportunidades transferidas, portanto verifique atentamente os campos preenchidos. Você pode filtrar por Oportunidades de um determinado Funil, criadas em determinado período, de um determinado Dono, etc.
4. Caso deseje selecionar Campos Customizados para filtrar as Oportunidades, clique em "+ Campo Customizado" (1) e, após, selecione na listagem (2) o Campo Customizado que desejar.
5. Após preencher os campos das características das Oportunidades que deseja realizar a Ação em Massa, clique em "Filtrar".
6. Serão exibidos os resultados do filtro, contendo uma listagem com as Oportunidades localizadas conforme os parâmetros configurados na etapa anterior, de seleção das características das Oportunidades.
Atenção! Verifique na listagem se as Oportunidades são de fato as que se deseja realizar a Ação em Massa antes de passar para o próximo passo.
7. Agora, na Nova configuração das Oportunidades, realize o segundo e último passo. Aqui, você deverá parametrizar como as Oportunidades serão configuradas após a execução da Ação em Massa.
Preencha os seguintes campos:
- Conta: conta de destino para envio das Oportunidades;
Dica: Se necessário, você poderá enviar Oportunidades para contas pertencentes à mesma holding. Para saber mais sobre holding de contas, acesse este artigo.
Caso esteja transferindo as oportunidades para outra conta é possível resetar a data de cadastro das oportunidades.
- Funil: Funil de destino das Oportunidades que serão movidas;
- Etapa do Funil: Etapa de destino das Oportunidades que serão movidas;
- Título: novo título para as Oportunidades;
- Origem: altera/inclui a origem das Oportunidades;
- Motivo de Perda: altera/inclui um motivo de perda nas Oportunidades;
- Previsão de Fechamento: altera/inclui uma data de previsão de fechamento para todas as Oportunidades;
- Tags: inclui tags previamente cadastradasnas Oportunidades;
- "Remover vinculo com as tags existentes": caso possuam tags atribuídas, selecionando este campo, a Oportunidade perderá vínculo com as tags previamente informadas;
- Empresa: vincula uma Empresa às Oportunidades;
- Pessoa: vincula uma Pessoa às Oportunidades;
- Dono da Oportunidade: atribui um novo Dono à Oportunidade. Ao selecionar mais de um usuário, será feita a distribuição automática entre eles;
- Status: altera o status entre "Aberta", "Ganha" ou "Perdida";
- Situação: altera a situação para "Congelada", "Descongelada", "Lixeira" e/ou "Fora da lixeira".
Para saber mais sobre os status e situações das Oportunidades, acesse este artigo.
8. Para sua segurança, um backup das Oportunidades será realizado automaticamente antes de realizar a ação. Em caso de problemas, você poderá realizar uma Importação e atualizar as Oportunidades, retomando-as para seu estágio inicial.
Dica: O backup estará disponível na tela de histórico das Exportações, caso seja necessário realizar o download. Além disso, um e-mail de confirmação do backup atuomático também será enviado para o usuário que realizou a ação em massa, conforme imagem abaixo:
Clique em "Executar ação".
9. A seguir, será exibida uma mensagem em tela, solicitando que o usuário digite uma palavra no campo para confirmação. Informe a palavra no campo disponível e clique em "Confirmar".
10. Por fim, aparecerá uma mensagem em tela informando que a ação em massa foi iniciada com sucesso. Para acompanhar o progresso da ação, clique em "Ir para histórico".
11. O histórico de ações em massa realizadas na conta possui informações sobre o status da ação, data de início e de finalização, bem como qual usuário realizou a ação.
Pronto! Você acaba de alterar diversas Oportunidades utilizando as Ações em Massa.
Dica: um e-mail com informações da ação em massa será enviado a todos os usuários gestores da conta, conforme imagem abaixo, informando os filtros aplicados e as modificações realizadas.
PERGUNTAS FREQUENTES
1.Se mover as Oportunidades via Ação em Massa para uma Etapa que possui uma Ação Automática cujo gatilho de acionamento da Ação seja "Ao entrar na Etapa", a Ação Automática irá funcionar?
R: Não, mover Oportunidades por Ação em Massa não dispara Ação Automática. Para ativar a Ação Automática, recomendamos o uso da Cadência de Funil. Para saber mais sobre como utilizar uma cadência de Funil para disparar uma Ação Automática, recomendamos a leitura deste artigo.
2.Realizei a Ação em Massa da forma incorreta e preciso que as Oportunidades retornem ao que estavam estavam antes. Como proceder?
R: Para sua segurança, antes de realizar uma Ação em Massa, um backup é realizado automaticamente. O backup trata-se de uma Exportação automática das Oportunidades. Assim, basta acessar o histórico de Exportações, realizar o download dos dados e tratá-los conforme a planilha modelo e regras de preenchimento da importação de Oportunidades. Para saber mais sobre exportações e importações, acesse os respectivos artigos.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉