No CRM PipeRun, você pode automatizar processos que serão realizados sempre que um gatilho for acionado, dando agilidade e economizando seu tempo gasto com execução de processos dentro da plataforma.
Com a Ação Automática de alterar Oportunidade, é possível automatizar:
- alteração de Dono, Envolvido e Papel do Envolvido na Oportunidade;
- alteração de Funil, Etapa, Status e Situação da Oportunidade;
- notificação ao usuário envolvido sobre a alteração da Oportunidade.
Atenção! Somente usuário com acesso de Gestor consegue acessar o menu de Ações Automáticas. Para saber mais sobre níveis de acesso, acesse este artigo.
Neste artigo você irá aprender um caso de uso desta funcionalidade: como transferir Oportunidades para usuários de uma Equipe.
TÓPICOS DO ARTIGO
TRANSFERINDO OPORTUNIDADES PARA USUÁRIOS DE UMA EQUIPE
Contexto: você está estruturando o setor de Pré-vendas e leads são coletados através de anúncios, formulários, landing pages etc. Portanto, novas Oportunidades são cadastradas no início do funil de Pré-vendas. Para distribuir as Oportunidades, é possível fazê-las através da distribuição por Equipes.
Observação: para este exemplo, utilizaremos a estrutura do funil de Pré-vendas padrão utilizado pelo PipeRun.
Para cadastrar uma Equipe ou Grupos de Equipe é bem simples. Acesse os "Ajustes e configurações" e após, clique em "Equipes". Na tela de Equipes, clique em"+ Adicionar" e preencha os campos necessários.
Dica: Saiba mais sobre cadastro/edição de Equipes ou Grupo de Equipes.
Após configurar a Equipe, vamos para a configuração da Ação Automática de alterar Oportunidade.
1. Acesse os "Ajustes e Configurações" e clique em "Ações automáticas" e, na tela de Ações Automáticas, clique em "+ Adicionar ação". Na primeira tela de configuração da Ação Automática, informe:
1.1. Nome da ação automática, para que seja fácil identificar esta Ação Automática na listagem;
1.2. Qual será o gatilho para ocorrer a ação?: informe qual o gatilho deve ser acionado para que a ação seja executada (Neste caso selecione a opção "Uma oportunidade entrar na etapa selecionada");
1.3. Qual o tipo de ação que deseja realizar?: escolha a opção "Alterar oportunidade";
1.4. Defina a prioridade da execução da ação: informe a prioridade que a Ação Automática terá para ser enviada para a fila de execução;
A prioridade se aplica somente à Ações Automáticas configuradas para serem disparadas na mesma Etapa e com o mesmo gatilho. Para saber mais, acesse este artigo.
1.5. Agendar execução da ação (Opcional): defina uma faixa de dia e horário para executar a ação. Caso a ação seja acionada fora dessa faixa, ela será automaticamente agendada para o próximo dia e horário disponível;
1.6. Quanto tempo após o gatilho a ação será enviada para fila de execução? (Opcional): defina o intervalo de tempo entre o momento em que o gatilho é disparado e a ação é enviada para a fila para ser executada (por exemplo, 5 minutos após a oportunidade entrar na etapa).
Dica: os tempos de espera variam entre "Imediatamente", quando a ação é enviada para execução no momento em que o gatilho é disparado, sem atraso, ou um tempo "Personalizado", onde é possível definir um período de espera em minutos, horas ou dias, com limite máximo de 7 dias de espera.
2. Na segunda etapa das configurações será necessário definir quais as condições das oportunidades para que a ação seja disparada.
2.1. Neste Funil (obrigatório): informe onde a Ação Automática poderá ser realizada (Neste caso selecione o seu funil de Pré-vendas);
2.2. Nesta etapa do funil (obrigatório): selecione em qual etapa Ação automática deve ser executada (Neste caso selecione a etapa de distribuição de leads);
2.3. Com este status e situação (obrigatório): selecione o Status e Situação que a Oportunidade poderá estar para executar essa Ação (selecione "Abertas");
Os próximas configurações são opcionais e neste caso de uso não precisam ser preenchidas:
2.4. Origem das oportunidades: defina a origem das oportunidades para que a ação seja executada;
2.5. Tags das oportunidades, empresas e pessoas: selecione quais tags devem ser atribuídas às oportunidades, empresas ou pessoas para que a ação seja executada;
2.6. Segmento das empresas: informe qual o segmento a empresa deve estar vinculada para que ação seja executada;
2.7. Neste horário de ativação do gatilho (Opcional): se esta opção estiver ativada, o gatilho só será acionado dentro das faixas de horários indicados. Será necessário configurar as faixas de horários para execução.
Para saber mais sobre a personalização de dia e horário para a execução de Ações Automáticas, acesse este artigo.
Ao final, clique em "Próximo".
3. Na segunda tela de configuração da Ação Automática, informe:
- "Novo dono": aqui você deverá selecionar a Equipe desejada para que seja feita a distribuição entre seus integrantes.
- "Definir o antigo dono como envolvido na Oportunidade": se desejar, mantenha o antigo dono da Oportunidade como envolvido, para que não se perca o vínculo com a Oportunidade.
- "Condição": caso necessário, selecione uma das condições para que a Ação seja realizada. Neste caso de uso, não faremos uso da condição.
- "Notificar": selecione os canais para notificar o usuário sobre a alteração - via "sistema" ou "e-mail + sistema".
- "Funil": caso necessário, informe o Funil de destino da Oportunidade. Neste caso de uso, o Funil não será alterado.
- "Etapa": caso necessário, informe a Etapa de destino da Oportunidade. Neste caso de uso, a Etapa não será alterada.
- "Status": para alterar o Status da Oportunidade, selecione entre "Oportunidade aberta", "Ganhar Oportunidade" ou "Perder Oportunidade". Neste caso de uso, o Status não será alterado.
- "Situação": para alterar a situação da Oportunidade, selecione entre "Colocar na lixeira", "Congelar", "Remover da lixeira" ou "Descongelar". Neste caso de uso, a situação não será alterada.
Clique em "Salvar", ao final.
Pronto! A automação foi configurada. Para testar a automação, confira o próximo tópico.
TESTANDO A AÇÃO AUTOMÁTICA
1. Para testar a automação, iremos cadastrar uma Oportunidade na Etapa "Distribuição de leads", pois a Ação Automática foi configurada para ser executada nesta Etapa.
2. Agora, ao abrir a Oportunidade, perceba que no "Histórico da Oportunidade", a Ação Automática foi realizada com sucesso. O dono da Oportunidade foi alterado e o usuário foi notificado via e-mail, conforme a configuração da Ação.
Portanto, conclui-se que a Ação Automática está funcionando corretamente.
Dica: Para visualizar o histórico (ou log) de todas as Ações Automáticas em uma mesma tela, confira este artigo.
Em caso de dúvidas, chame nossa equipe no chat. 😉