No CRM de vendas PipeRun você pode utilizar uma agenda pública. Utilize essa ferramenta para fornecer aos seus clientes, parceiros e demais contatos externos à sua empresa a possibilidade de visualizar uma agenda com horários disponíveis e, a partir dela, solicitar uma agendamento com você.

Ainda, é a partir da agenda pública e dos seus horários disponíveis que novas Oportunidades são atribuídas aos usuários ao utilizar a funcionalidade de agendar e ganhar Oportunidades.

Antes de aprofundar os conhecimentos neste artigo, é importante entender a diferença entre três tipos de agendas:

  1. Agenda pessoal: trata-se da agenda particular do usuário, que poderá ser integrada à agenda do PipeRun, como Google ou Outlook. Essa integração permite que atividades do PipeRun sejam visualizadas na agenda pessoal do usuário, e vice-versa;

  2. Agenda do PipeRun: corresponde à agenda das atividades criadas no PipeRun, através do módulo Atividades. Você pode acessar o módulo aqui;

  3. Agenda pública: são os dias e horários disponíveis configurados pelo usuário que poderão ser visualizados, através do link da agenda pública, por pessoas externas à empresa que poderão solicitar um agendamento, ou, ainda, para a utilização da funcionalidade do agendar e ganhar Oportunidades.

Para saber mais sobre como funciona o Booking da Agenda Pública, ou seja, como funciona a solicitação de agendamentos, acesse este artigo.

Para saber mais sobre o agendar e ganhar Oportunidades, ou seja, como você poderá configurar o uso de apenas um botão para duplicar uma Oportunidade e criar uma atividade para o novo responsável a partir dos seus horários disponíveis, acesse este artigo.

VÍDEO TUTORIAL

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COMO CONFIGURAR A AGENDA PÚBLICA

1. Para configurar a agenda pública, posicione o mouse sobre o avatar da conta, localizado no canto superior direito da tela. Clique em "Editar dados do usuário".

2. Na próxima tela clique na aba "Agenda".

3. Nesta tela, serão exibidos alguns campos para configuração da sua agenda pública, conforme necessidade. Observe as configurações disponíveis:

  • Integração de calendário: conecte a sua agenda pessoal do Google Calendar (1) ou Outlook Calendar (2), com a agenda do PipeRun. Assim, você poderá visualizar os eventos de sua agenda do Google ou Outlook na agenda do PipeRun e as Atividades criadas em nossa plataforma serão adicionadas à sua agenda pessoal. 

Somente atividades cadastradas com o campo "Agendas (Integrações)" habilitado serão enviadas para a agenda integrada. Para saber como configurar o tipo de atividade acesse este artigo.

Ao criar uma atividade no CRM que gera um evento na agenda integrada do Outlook ou Google, o sistema cria automaticamente um link de reunião online do Microsoft Teams ou Meet, e este link é enviado para os envolvidos de forma automática.

  • URL da sala virtual de reuniões: se você possui uma sala virtual particular (por exemplo: sala do Zoom ou Meet) e deseja utilizá-la por padrão nas reuniões, informe a URL no campo e clique em "Salvar". 

Dica: a URL da sala será enviada exclusivamente via e-mail para o solicitante, sempre que uma solicitação de agendamento à sua agenda pública for confirmada. Para saber mais, acesse este artigo.

Atenção! É necessário ativar a configuração da funcionalidade de envio da URL da sua sala de reuniões nas configurações da conta. Para saber mais, acesse este artigo.

  • URL pública de agenda: cadastre um endereço público para que você possa compartilhar sua agenda pública com outras pessoas. Para isso, escolha qual será o final do link da sua agenda e clique em "Salvar" (1).

    Também é possível "habilitar ou desabilitar acesso à agenda pública" (2). Caso o botão esteja habilitado, pessoas externas poderão acessar a agenda pública e realizar solicitações de agendamentos. Caso contrário, não será possível.

  • Duração padrão de agendamentos: defina a duração padrão para cada reunião solicitada na sua agenda pública, em minutos.

Atenção! Os eventos da agenda pessoal podem impactar nos horários disponíveis da agenda pública.

  • Fuso horário: caso os solicitantes de sua agenda residam em um local com fuso horário diferente, eles poderão informar seu fuso. Desta forma, ao acessar a agenda pública, os horários já estarão convertidos pelo sistema, sem a necessidade do visitante converter o horário manualmente.

    Para isso, é necessário ativar o botão "Habilitar" (1), informar o fuso horário do endereço do usuário (2) e, após, clique em "Salvar" (3).

Para que o solicitante visualize os horários convertidos para o seu fuso, este deverá informar, na área o "Timezone" (localizada no canto superior direito da tela) da agenda pública o fuso horário de sua região. Desta forma, os horários da agenda pública serão ajustados para coincidir com os horários da localidade do solicitante.

  • Solicitações de agendamento: é possível aprovar ou reprovar solicitações recebidas em sua agenda pública. Para isso, clique em "Aprovar" (1), ou "Reprovar" (2), na coluna Ações.

Dica: ao aprovar uma solicitação de agendamento, caso uma sala virtual esteja cadastrada, o link da sala será enviado ao solicitante por e-mail.

  • Grade de horários da agenda pública: para configurar a grade de horários de sua agenda pública, adicione os dias e horários disponíveis e clique em "Adicionar". Desta forma, os horários que não estiverem na grade ficarão bloqueados para a solicitação de agendamentos.

Dica: evite colocar turnos diários extensos. Por exemplo, se você tiver agendamentos com duração padrão de uma hora e incluir como horário inicial 8h e o horário final como 18h, será possível solicitar uma agenda inclusive no horário de almoço. Nesse caso, opte por incluir duas grades: das 8 às 12h e outra das 13 às 18h, por exemplo.

  • Day-off: a função Day-Off serve para bloquear datas, dias de folga ou feriados em que você não estará disponível. Desta forma, os horários configurados estarão bloqueados para a solicitação de agendamentos na agenda pública.

    Para adicionar um day-off, informe a "Data", "Horário inicial" e o "Horário final" e, depois, clique em "Adicionar".


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